Организация и технология документационного обеспечения управления - 57 стр.

     При ручном режиме ведения делопроизводства необходимо иметь
тираж карточек на год и как минимум два картотечных ящика для хранения
этих карточек: сроковые картотеки и справочные картотеки.
     На сегодняшний день ручная карточная регистрация заменяется
регистрацией на компьютерах. В этом случае на экран выводится эта же
регистрационная форма. Регистрация на компьютере позволяет:
9    регистрировать документы на различных рабочих местах;
9    при    наличии   локальной     вычислительной     сети   организовать
децентрализованную      регистрацию     документов      в     структурных
подразделениях, с последующим объединением всех сведений о документах
в единой базе данных организации;
9    на основе базы данных организовать информационно справочную
работу по всем документам;
9    организовать контроль за исполнением документов.

3.5 Организация информационно справочной работы
     Регистрация документов закладывает основу для организации в
дальнейшем информационно-справочной работы по документам. Одна из
главных целей регистрации – создание банка данных о документах. На его
основе служба ДОУ обязана в течение нескольких минут ответить на два
вопроса:
       • У кого, где, и в какой стадии работы находится любой документ?
       • В каких документах можно найти информацию по конкретному
           вопросу?
     Для ответа на такие вопросы информационно поисковая система
должна охватывать весь массив документов учреждения.
     В момент регистрации надо составлять две карточки: одна помещается
в сроковую контрольную картотеку, другая в справочную. Это приходится
делать потому, что запрос о документе может поступить тогда, когда он еще
находится в работе, и быстро навести справку по сроковой картотеке не

                                                                        57