Организация и технология документационного обеспечения управления - 56 стр.

      Эти недостатки удается преодолеть при использовании карточной
системы регистрации.
      Можно сформулировать преимущества карточной системы:
1.   Регистрацией одновременно могут заниматься несколько работников.
2.   Карточки можно изготовить в необходимом количестве экземпляров,
следовательно, отпадает необходимость повторной регистрации документов
в структурных подразделениях.
3.   Карточки «подвижны», их можно систематизировать по различным
признакам и создавать картотеки. Таким образом, карточная система
обеспечивает информационно-справочную работу.
4.   Карточная система позволяет сразу же один экземпляр карточки
передать в сроковую картотеку для контроля за сроками исполнения.
Набор сведений на одной стороне карточки показан на рисунке 13.

                         Лицевая сторона карточки:

1 2 3 4 5 …………………………………

Корреспондент (автор)

 Дата получения        Входящий №       Дата документа       № документа

Заголовок (о чем?)

Резолюция

Исполнитель (ФИО)
       Рисунок 13 – Лицевая сторона регистрационно-контрольной карточки

      На обратной стороне фиксируется ход исполнения и после завершения
исполнения записывается номер дела, в которое подшивается документ.
      Форма РКК (регистрационно-контрольной карты) и расположение в
ней реквизитов могут быть определены в самой организации и записаны в
инструкцию по делопроизводству.




                                                                           56