Организация и технология документационного обеспечения управления - 58 стр.

удается. Такой запрос в положенные 3 минуты можно выполнить только по
справочной картотеке. Следовательно, пока документ в работе, на него
имеются две карточки – в сроковой и справочной картотеках.
     После исполнения документа карточка из сроковой картотеке как более
полная и имеющая все отметки о решении вопроса, затронутого в документе,
переставляется в справочную картотеку, а аналогичная карточка из
справочной картотеки вынимается и уничтожается либо используется при
создании дополнительной справочной картотеки для поиска документов по
другому поисковому признаку (например, если основная картотека построена
по тематическому     признаку, то в дополнительной карточки            могут
располагаться по алфавиту корреспондентов).
     Любая справочная картотека состоит из РКК, для которых нужен ящик
или несколько ящиков, т.к. эти карточки будут накапливаться в течение года.
     Разделителями в карточной картотеке обычно бывают названия
структурных подразделений или направление деятельности.
     Всегда отдельно ведется картотека по обращениям граждан. Она
строится по алфавиту фамилий авторов обращений. Так же отдельную
картотеку заводят на законодательные, нормативные, распорядительные
документы. В ней карточки располагаются по тематическому признаку.
Количество карточек в организации не ограничено.
     Когда в организации используется смешанная форма работы с
документами, картотеки ведутся и в канцелярии и в подразделениях. В
оперативной работе находятся карточки за текущие и прошедшие годы.
Общий срок хранения карточек три года.
     В картотеке законодательных, нормативных и распорядительных
документов карточки стоят не три года, а до замены новыми.
     Современные     СУБД     позволяют   наводить    справки    по    любой
комбинации данных, включенных в РКК документа. То есть справка может
выдаваться по конкретному документу, где он находится в стадии
подготовки,   результат   исполнения,   место   хранения.    Справки   могут

                                                                          58