Организация и технология документационного обеспечения управления - 55 стр.

        7. количество листов в каждом экземпляре;
        8. подпись за получение проекта или черновика документа и дата;
        9. подпись за возврат документа и дата;
        10. отметка об уничтожении черновика;
        11. отметка об уничтожении проекта или лишних экземпляров
           документа;
        12. куда отправлен;
        13. номера экземпляров;
        14. наименование, номер и дата оправдательного документа;
        15. индекс дела; номера по учету документов, выделенного
           хранения;
        16. номера      листов     дела,      количество     экземпляров,
           зарегистрированных по учету документов выделенного хранения.
       Для крупных организаций журнальная система устарела, поскольку
имеет серьезные недостатки:
ƒ   Регистрацию может вести только один человек, т.к. запись в журналах
ведется в последовательности поступления документа. В связи с этим, при
большом количестве документов процесс регистрации отнимает много
времени, а это ведет к затягиванию процесса обработки.
ƒ   Практически невозможна справочная работа с документами, потому что
записи идут в хронологическом порядке и чтобы найти документ быстро,
нужно знать его дату.
ƒ   Часто регистрация дублируется в структурных подразделениях, т.к.
данные о документе нужны не только в канцелярии, но и в структурных
подразделениях, куда документ передается для исполнения.
ƒ   Практически невозможно вести сроковый контроль за исполнением
документа, т.к. документы записываются по мере поступления. Для того,
чтобы вести контроль даже при журнальной системе дополнительно
заводятся дополнительные контрольные карточки.



                                                                          55