Организация и технология документационного обеспечения управления - 71 стр.

     9. Извещение заявителя о вынесенных решениях с одновременным, в
        случае   необходимости,    направлением      этих   решений    для
        исполнения в нужные органы.
     10. Группировка в дела и текущее хранение обращений.
     Все письменные обращения должны приниматься централизованно в
одном месте – приемной.
     Проверив правильность доставки, конверты (письма) вскрывают, при
этом конверты не уничтожаются, так как нем стоит почтовый штамп с датой
и он может быть единственным источником адреса отправителя. В нижнем
правом углу документа проставляют штамп учреждения, в котором стоит
дата регистрации, но точкой отсчета является дата, проставленная в штампе.
     При     регистрации   этих    документов    в    каждой   организации
продумывается своя система регистрации номеров, и в этот номер кроме
цифр может быть добавлена буква, начинающая ФИО заявителя и шифр
проблемы.
     Регистрационно-контрольная карта (РКК) в отличие от регистрации
обычных документов может содержать:
     1. Корреспондент (ФИО, адрес, телефон)
     2. Предыдущее обращение (дата, номер)
     3. Вид документа
     4. Автор, дата сопроводительного письма и индекс (если есть)
     5. Дата индекса поступления
     6. Краткое содержание
     7. Ответственный исполнитель
     8. Резолюция
     9. Автор резолюции
     10. Срок исполнения


     Оборотная сторона карточки фиксирует все этапы по ходу исполнения
документа:

                                                                         71