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MODERNE GESCHÄFTSKORRESPONDENZ
TEXT 1 Der Geschäftsbrief
Der Geschäftsbrief ist ein Medium der Kommunikation. Nach wie vor ist er die Visitenkarte des Unternehmens. Durch den
Schriftverkehr kann ein Unternehmen Kunden gewinnen und behalten, aber auch verlieren. Je nachdem, in welcher Form der Ge-
schäftsbrief abgefasst ist, kann es sich um einen Werbebrief, ein Bestätigungsschreiben, ein Erinnerungsschreiben usw. handeln. Das
Ziel eines solchen Schreibens ist das gleiche: zufriedene Kunden zu behalten oder zu gewinnen.
Ein gewöhnlicher Geschäftsbrief wird in der Regel genau gelesen und beantwortet. Häufig muss der Empfänger jedoch zunächst
rückfragen; er vermisst bestimmte Angaben, versteht den Inhalt nur teilweise, z.B. wegen unbekannten Sachverhalts.
Das Schreiben von Geschäftsbriefen lässt sich erlernen; die zu befolgenden Regeln und die anzuwendenden Techniken lassen
sich einüben. Ein Geschäftsbrief sollte formal, inhaltlich und stilistisch ansprechend sein. Wichtig ist dabei, den allgemeinen Zusam-
menhang, in den das Schreiben von Geschäftsbriefen gehört, kenntlich zu machen (kommunikativer Gesichtspunkt).
Abhängig vom Gegenstand eines Briefes wird der Schreiber im Sachstil oder im Wirkungsstil formulieren. Der Sachstil verlangt
einen sachlich geschriebenen Brief, der logisch aufgebaute Gedanken erkennen lässt. Der Wirkungsstil spricht auch die Gefühle und
Empfindungen des Empfängers an.
Ein mit einer solchen Absicht verfasster Geschäftsbrief muss den Empfänger ansprechen. Er muss sowohl durch seine äussere
Form, als auch über seinen Inhalt auf diesen wirken. Der Geschäftsbrief muss in einwandfreiem Deutsch abgefasst sein. Sicherheit in
der Sprachlehre, Rechtschreibung und Zeichensetzung sind für den Briefschreiber unentbehrlich.
Die Sprache des Geschäftsbriefs muss klar und freundlich sein.
Was den Inhalt betrifft: Der Geschäftsbrief muss sachlich richtig sein. Der Inhalt bezieht sich auf Fakten, die jederzeit prüfbar
sind.
Bevor der Schreiber einen Brief konzipiert, sollte er sich überlegen:
– Wer ist der Empfänger?
– Was soll mit dem Brief erreicht werden?
Einen älteren Empfänger wird er anders ansprechen als einen Jungen, eine Dame anders als einen Herrn, einen Kunden anders
als einen Lieferanten.
Bei namentlich bekanntem Empfänger ist die persönliche Anrede üblich, ansonsten heisst es «Sehr geehrte Damen und Herren»
(«Sehr geehrte Damen, sehr geehrte Herren»).
Schreibt man an eine Dame und einen Herrn, muss die Anrede «Sehr geehrte Frau ...,» «Sehr geehrter Herr ...» lauten.
Abhängig vom Verhältnis des Absenders zum Empfänger, sind andere Formen der Anrede möglich: «Liebe Frau ...», «Lieber
Herr ...» usw.
Die Aufbauelemente des Briefes sind: Einleitung, Hauptteil und Schluss. Text № 2 gibt ein Beispiel für die Textgestaltung eines
Geschäftsbriefes.
Textgestaltung
Versendungsvermerk
Eilzustellung
Anschrift
Herrn
Johannes Campus
Holländische Str. 21
(PLZ) Stuttgart
Bezugszeichen ... / ... 00.00.00
Betreff-Behand- Stichwortartige Bestellung ... E i l t
lungsvermerk Inhaltsangabe
Anrede Einleitung Teil A Aufmerksam machen!
Sehr geehrte Herr Campus, über Ihren Auftrag haben wir uns sehr gefreut.
Hauptteil Darlegung Teil B (1) Problem des Sachverhalts beschreiben!
Leider können wir Ihren Auftrag nicht ausführen, weil wir aus der Arti-
kelbeschreibung nicht erkennen können, an welchem Modell Sie interessiert
sind.
Folgerung Teil B (2) Konsequenz- Entscheidungen erläutern!
Aus dem beigefügten Katalog können Sie unser Lieferprogramm und die
dazugehörigen Bestellnummern entnehmen.
Aktionen Teil B (3) Aktionen auslösen! (Wer soll bis Wann
Was Warum tun)
Bitte teilen Sie uns die genaue Modellbezeichnung und die Bestellnum-
mer mit, damit wir unverzüglich liefern können.
Briefschluss mit Grussformel Teil C Schluss ist Steuerungsinstrument
positiv schliessen!
Möchten Sie uns vielleicht anrufen? Das würde die Abwicklung be-
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