Компьютерные методы в психодиагностике. Истомина О.А. - 35 стр.

лицы].


     6. Отчет

     Отчет – автоматически формируемый документ, который строится на
основе данных таблицы или запроса. Отчет в программе Microsoft Access
«готовится» сразу для печати, но при этом легко может быть экспортирован в
Microsoft Word или Excel. Отчет удобнее создавать с помощью мастера, а за-
тем (в случае необходимости) редактировать в режиме конструктора, кото-
рый в данном случае выполняет «оформительские» функции – так же как и в
случае с формой.

Создание отчета с помощью мастера. Дважды щелкнуть «создание отчета с помо-
щью мастера» (откроется диалоговое окно «Создание отчетов» на первом шаге). Пер-
вый шаг. Вверху диалогового окна производится выбор таблицы или запроса, по кото-
рым нужно сделать отчет, внизу в левом подокне выбираются поля и стрелочкой ( > )
переправляются в правое просмотровое окно «выбранные поля» → Далее. Второй шаг
– добавление уровней группировки (если необходимо – например, можно первым уров-
нем сделать фамилии респондентов, а «подчиненными» - остальные сведения о них):
выбрать поле, которое должно стать «группирующим» (стрелочкой >) → Далее. Третий
шаг – выбор поля, данные которого необходимо сортировать и порядок сортировки (по
возрастанию или по убыванию) – например, выбирается поле «фамилия», тип сорти-
ровки – «от А до Я» для того, чтобы в отчете фамилии были расположены по алфавиту.
→ Далее. Четвертый шаг – выбирается несколько параметров: 1) тип «макета» отчета –
в столбец, табличный или выровненный; 2) ориентация бумаги – книжная или альбом-
ная, 3) настройка ширины полей для размещения информации на одной странице. →
Далее. Пятый шаг – выбирается стиль оформления отчета из нескольких вариантов. →
Далее. Шестой шаг – вводится название отчета и выбор дальнейших действий (про-
смотр получившегося отчета либо внесение изменений). → Готово. Отчет создан.

     Готовый отчет раскрывается в двух вариантах – в режиме просмотра
(аналогично «предварительному просмотру» перед пуском на печать в про-
грамме Microsoft Word, выйти из него можно, нажав на кнопку «Закрыть») и
в режиме конструктора. В конструкторе отчета есть несколько разделов –
«заголовок отчета», «верхний колонтитул», «область данных», «нижний ко-
лонтитул» и «примечание отчета», редактирование которых производится
таким же способом, как редактирование в форме базы данных.

     Базы данных (в том числе – созданные в программе Microsoft Access)
получили повсеместное распространение во многих сферах человеческой
деятельности. Помимо «универсальных» (имеющих, благодаря Internet, фе-
деральные масштабы, например, каталоги библиотек, базы данных различ-
                                                                                35