Современное документоведение. Камышев Э.Н - 35 стр.

UptoLike

ВУЗ: 

ТПУ | Томск

Составители: 

Рубрика: 

2.1.4. Документирование информационно-справочных материалов
Подавляющее большинство документов, создаваемых в организациях и
поступающих в нее из вне, содержат информацию о фактическом положении
дел в данной или других организациях, служащую основанием для изучения
распорядительных документов. К информационно-справочным документам
относятся справки, докладные и объяснительные записки, сводки, акты,
письма, телеграммы и т. д. Они носят вспомогательный характер по
отношению к организационно-распорядительным документам и, в отличии
от последних, не являются обязательными к исполнению. Информация,
содержащаяся в информационно-справочных материалах, может побуждать к
действию или может быть лишь принята к сведению.
Справка – это документ, содержащий описание и подтверждение
фактов и событий.
Справки делятся на две группы:
информационного характера, описывающие и устанавливающие факты
и события, и содержащие сведения служебного характера;
справки, удостоверяющие юридический факт и выдаваемые
заинтересованным гражданам или учреждениям.
Справки информационного характера отражают индивидуальные
ситуации. Они составляются по запросу и предоставляются в установленные
сроки.
Обязательными реквизитами справок являются: вид документа, дата,
индекс, место составления, адресат, заголовок, текст, подпись, печать.
Справка должна объективно отражать состояние дел, поэтому ее
составление требует тщательного сбора и проверки сведений, сопоставления
и анализа полученных данных. В ней могут быть приведены таблицы,
даваться приложения.
Подписывают справку лица, ее составляющие и несущие
ответственность за предоставленные данные.
Наиболее многочисленной и ежедневно составляемой является вторая
группа справок – справки, удостоверяющие юридический факт. Поскольку
ситуации, по поводу которых эти справки выдаются, как правило, типовые,
применяются унифицированные трафаретные бланки, изготовленные
типографским способом.
Текст должен начинаться с указанием в именительном падеже
фамилии, имени и отчества лица, о котором сообщаются сведения (пишется
справка)
Необходимо также указать учреждение, куда представляется данная
справка.
Например:
Эмблема АО Школа №1236
АО “КОНТУР”
Юридический адрес
35

Страницы