Современное документоведение. Камышев Э.Н - 39 стр.

UptoLike

ВУЗ: 

ТПУ | Томск

Составители: 

Рубрика: 

Служебные письма – обобщенное название большой группы
управленческих документов, которые служат средством общения с
учреждениями, частными лицами, содержат сообщения о чем-нибудь или
уведомления.
Служебные письма применяются для решения многочисленных
оперативных вопросов, возникающих в управленческой деятельности. По
содержанию и назначению письма могут быть: инструкционные,
гарантированные, информационные, рекламные, коммерческие, письма-
запросы, письма-приглашения и др.
Письмо должно составляться только в тех случаях, когда невозможно
решение вопроса при устном общении.
Текст письма должен быть простым, т.е. освещать один вопрос.
Несколько вопросов излагаются в одном письме только в том случае, если
они взаимосвязаны.
Тексты письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части
излагаются мотивы, побудившие составить документ, здесь же могут быть
сделаны ссылки на решения вышестоящих органов, явившиеся основанием
составления письма.
Во второй части письма излагается основная часть документа, ради
которой он составлялся: выводы, просьбы, предложения, замечания и т. п.
Для составления писем, факсов используется специальный бланк для
писем.
В письмах, факсах название вида документа не указывается. В
заголовочной части письма печатаются следующие реквизиты: дата, номер,
ссылка на номер и дату входящего документа, если письмо является ответом;
заголовок, изложенный одной фразой.
На письмах должны быть правильно указаны составные части
реквизита “адресат”: фирма, структурное подразделение; должность;
фамилия; почтовый адрес получателя.
Если письмо одного содержания направляется нескольким адресатам,
сначала указывается адрес основного получателя, затем перечисляются
другие. Если документ направляется более, чем четырем адресатам,
составляется список рассылки, и на каждом экземпляре указывается лишь
один адресат.
Если письмо направляется в дополнение к ранее посланому, то в нем
следует указать номер и дату ранее посланного письма.
Виды писем:
Сопроводительное письмо – часто составляемый документ, который
информирует адресата о направлении к нему прилагаемых к письму
документов. Составление сопроводительного письма допустимо лишь в том
случае, если необходимо что-либо разъяснить, или дополнить к
приложенным документам: указать срок исполнения, объяснить причину
задержки, разъяснить сложные моменты и т. д.
39

Страницы