Современное документоведение. Камышев Э.Н - 68 стр.

UptoLike

ВУЗ: 

ТПУ | Томск

Составители: 

Рубрика: 

документы внутри дела чаще всего располагаются в обратной
хронологической последовательности. Устав предприятия и другие
учредительные документы формируются в самостоятельное дело.
Протоколы общих собраний акционеров формируются отдельно от
протоколов заседаний Совета директоров. Приложения и другие
дополнительные документы подшиваются к тем протоколам, к которым они
относятся.
Приказы по основной деятельности формируются отдельно от приказов
по личному составу.
Документы по личному составу предприятия (личные дела, личные
карточки) формируются по алфавиту фамилий сотрудников).
Документы ограниченного доступа с грифом “конфиденциально”
формируют отдельно от остальных документов предприятия.
При формировании дел используются отечественные скоросшиватели и
папки-файлы.
4.1.7. Подготовка документов к передаче на архивное хранение
Для долговременного хранения документов создается архив
предприятия.
Для ведения архива выделяется штатная должность “ архивист”. Архив
подчиняется непосредственно руководителю предприятия или его
заместителю.
Задачи архива:
прием, учет и хранение документов, законченных делопроизводством;
информационно-справочная работа по архивным документам
предприятия;
организационно-методическая помощь по ведению делопроизводства.
Специалистами установлен оптимальный срок использования
документов в делопроизводстве – 3 года. После истечения этого срока
решается дальнейшая судьба документов: оставить ли их для дальнейшего
использования в делопроизводстве, передать ли их в архив предприятия или
уничтожить.
Для определения сроков хранения документов, подготовки
документов к архивному хранению и отбора документов к уничтожению на
предприятии создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК).
ЭК назначается приказом руководителя и состоит их трех человек: зам.
Директора, ведущий специалист, секретарь-референт. Комиссия совместно с
архивистом должна проводить ежегодный отбор документов для архивного
хранения и уничтожения тех документов, сроки хранения которых, истекли.
Решения ЭК вступают в силу после их утверждения руководителем.
Определение сроков хранения конкретных документов проводится по
“Перечню документов, образующихся в деятельности госкомитетов,
министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с
указанием сроков хранения”.- М.,1989 г.
68

Страницы