Организационное поведение. Карякин А.М. - 107 стр.

    7. Часть вопроса может быть решена в процессе телефонного разгово-
ра (заполнить журнал, надписать адреса собеседника на конверте, вложить
проспект и брошюру в конверт, заклеить конверт). В конце разговора по-
вторите еще раз цель, задачи, средства, ресурсы, необходимые для решения
вопроса, уточните, правильно ли Вы поняли собеседника (Что? Как? Поче-
му? Где?). Постарайтесь сообщить дату и время решения вопроса, телефон,
по которому можно справиться о решении вопроса. Поблагодарите собе-
седника за телефонный звонок и заверьте его в скорейшем решении вопро-
са. При необходимости пригласите в фирму на личную встречу.
    8. Нерешенные вопросы по телефонным звонкам держите в срочной
картотеке и постарайтесь довести до конца. Нет ничего хуже вала нарастаю-
щей текучки. Постоянно просматривайте журнал телефонных переговоров,
чтобы Ваши подчиненные и коллеги своевременно принимали меры. Выбе-
рите время, чтобы ответить на все входящие телефонные звонки. Ранжируйте
их по приоритету для фирмы и себя. Оповещайте собеседника о состоянии
вопроса, даже если не собрана вся информация или вопрос не будет решен
положительно. Это лучше, чем безмолвие.
    7. Сообщайте своему секретарю (коллегам, руководителю) о месте, вре-
мени и телефоне места куда Вы уезжаете, т.к. иногда есть срочная необходи-
мость с Вами связаться (стихийное бедствие, смерть близких, несчастный
случай и т.п.). Если Вы имеете сотовый телефон или пейджер, держите их
всегда включенными, когда покидаете фирму. Периодически в течение дня
(недели) связывайтесь с фирмой и узнавайте о срочных звонках и передавай-
те инструкции. Поручите Вашим сотрудникам (секретарю, коллеге) запись
телефонных звонков или включите автоответчик. По возвращении сразу же
свяжитесь с теми, кто звонил, и уточните состояние вопроса.




                                    109