Автоматизация документирования деятельности организации. Кирюхин Ю.Г - 11 стр.

     2 Технико-экономическое обоснование проекта

     Одним из возможных вариантов автоматизации подготовки
документов является использование базы данных (БД) для организации
хранения и обработки информации, необходимой для создания
документов.
      Окончательное решение в пользу принятия решения об
автоматизации подготовки документов в условиях действующей
организации принимается только после экономического обоснования его
целесообразности. Для выполнения этого этапа работы необходимо учесть
объем документопотоков и трудоемкость подготовки документов. Как
правило, разумно автоматизировать подготовку тех документов, которые:
а) создаются в большом количестве и содержат повторяющуюся
информацию, например, приглашение на заседание некоторого комитета;
б) создаются в небольшом количестве, но содержат информацию,
извлекаемую из других документов, и характеризуют, например, движение
кадров, состав заказываемых деталей. Нецелесообразно автоматизировать
средствами MS Access подготовку документов, содержащих сплошной
текст большого объема, т.к. возможности MS Access в отношении
редактирования текста ограничены.
     Для проведения технико-экономического анализа воспользуемся
методикой, включающей в себя следующие этапы [2]:
     1. Подготовка исходных данных, характеризующих          процесс
обработки информации, в форме Таблица 2, Таблица 3.
     В рассматриваемом примере секретарь коллегии Архивного отдела
Пензенской области обрабатывает документы, которым присвоен
следующий условный номер (обозначен в формулах индексом j):
     - план работы коллегии на полугодие;
     - приглашение на коллегию;
     - повестка дня;
     - список присутствующих на заседании коллегии;
     - протокол заседания;
     - решение коллегии;

                                    11