Автоматизация документирования деятельности организации. Кирюхин Ю.Г - 9 стр.

поручению председательствующим на заседании. Для этого оформленный
протокол заседания секретарь предает председателю на подпись. В
отсутствии на заседании председателя он может быть подписан
председательствующим на заседании.
     Решение принимается коллегиальными и совещательными органами
учреждений, организаций, предприятий в целях разрешения наиболее
важных вопросов их деятельности. Решение должно строго
соответствовать закону, оно не может содержать положений,
противоречащих законодательно-нормативным актам.
      Подготовка решений коллегии начинается с предоставления
секретарю проектов решения по отдельным вопросам. Затем на заседании
члены коллегии на основе проекта выносят решение по отдельным
вопросам, которое дорабатывается с учетом высказанных в ходе заседания
замечаний и предложений в течение пяти дней после окончания заседания.
     Решения коллегии архивного отдела обязательны для исполнения
самим архивным отделом и Государственным архивом Пензенской
области (поскольку архив находится в прямом подчинении отделу). Для
всех остальных архивных учреждений области решения носят
рекомендательный характер. Ход выполнения решений и контроль за их
исполнением выносятся на одно из последующих заседаний коллегии и
включаются в повестку дня заседания отдельным пунктом.
      В течение семи дней после принятия решения секретарь
обеспечивает тиражирование и рассылку документов. Для этого он
формирует перечень организаций, в которые необходимо направить
решение. Перечень рассылки решения коллегии является последним
документом, оформляемым в рамках одного заседания коллегии. Несмотря
на то, что документ напрямую относится к деятельности коллегии, в
настоящее время его разработкой занимается заместитель начальника
архивного отдела. Однако регламент коллегии устанавливает перечень
организаций, куда следует направить решение коллегии, как документ,
разрабатываемый секретарем и утверждаемый председателем коллегии.
Поэтому в перечне следует изменить должности начальника и заместителя
начальника архивного отдела на соответствующие должности в составе


                                     9