Автоматизация документирования деятельности организации. Кирюхин Ю.Г - 7 стр.

      Все входящие, исходящие и внутренние документы архивного
отдела (и документы коллегии в том числе) проходят процедуру
регистрации.   Согласно   определению,   регистрация   документа
предназначена для отражения факта его создания, отправления или
получения. Регистрацией документов занимается секретарь архивного
отдела. Он передает необходимые входящие документы секретарю
коллегии, а также занимается регистрацией внутренних и исходящих
документов.
     В документе план устанавливается перечень намеченных к
выполнению мероприятий, их последовательность, сроки, ответственных
исполнителей. План работы коллегии формируется секретарем на
полугодие на основе предложений членов коллегии, высказанных на
одном из заседаний. Затем секретарь передает план на утверждение
председателю.
      Заседания коллегии проводятся в соответствии с разработанным
планом на полугодие. Подготовка вопросов для рассмотрения на
конкретном заседании осуществляется членами коллегии, специалистами
отдела, работниками государственного архива Пензенской области и
других архивных учреждений. Специалист, ответственный за подготовку
вопроса, готовит также проект решений по данному вопросу. Эти
документы передаются секретарю лично или письмом не позднее, чем за
десять дней до проведения заседания. Проекты решений содержат в себе
анализ и исчерпывающую оценку положения дел по обсуждаемому
вопросу, обоснованные, четко и кратко сформулированные цели и задачи
предлагаемого решения, конкретные сроки исполнения, фамилии
ответственных исполнителей. В среднем для одного заседания секретарь
получает от членов коллегии десять писем, содержащих вопросы для
рассмотрения, проекты решений и материалы к ним.
     Исходя из представленных вопросов, проектов их решений и
дополнительных материалов секретарь формирует повестку дня и список
приглашенных на заседание коллегии. Повестка дня заседания
коллегии обычно оформляется в составе протокола и содержит
перечисление вопросов, вынесенных на рассмотрение коллегиального
органа, но Регламент коллегии архивного отдела правительства
                                    7