Автоматизация документирования деятельности организации. Кирюхин Ю.Г - 8 стр.

Пензенской области определяет повестку дня как самостоятельный
документ. Документ список содержит в себе перечисление лиц или
предметов в определенном порядке, составленное в целях информации или
регистрации. Он является сопутствующим, пояснительным документом к
протоколам, распорядительным документам, отчетам, справкам и т.д.
Повестка дня, проекты решений по пунктам повестки и список
присутствующих на заседании не позднее, чем за семь дней до начала
заседания, представляются секретарем на утверждение председателю.
      На заседания коллегии приглашаются специалисты не только
архивных учреждений, но и других организаций области (администраций,
министерств). В Пензенской области около полутора тысяч организаций и
учреждений, представители которых регулярно принимают участие в
заседаниях коллегии. В среднем на заседании кроме членов коллегии
присутствуют тридцать приглашенных лиц из различных учреждений. На
итоговом заседании коллегии число приглашенных достигает пятидесяти
человек. Для них на основе утвержденного списка лиц, приглашенных на
заседание коллегии, секретарь готовит письма-приглашения. Очевидно,
что письма составляют большую часть документов, готовящихся
секретарем. Их подготовка является очень трудоемким процессом по ряду
причин.
     Основная проблема, связанная с подготовкой писем – это поиск
необходимой информации о точном наименовании организации, ее адреса,
фамилии и должности руководителя. Такой поиск крайне неудобно
осуществлять не только в документах на бумажных носителях, но и при
наличии единой сводной электронной таблицы на основе, например,
программы Microsoft Excel, поскольку возможны ошибки при написании
большого количества писем с условием ввода подобной информации
«вручную». Кроме того, при вводе адреса велика вероятность допустить
ошибку в пунктуации, особенно при подготовке большого количества
писем.
      На заседаниях коллегии секретарь ведет протокол. Применяется
полная форма протокола. Он содержит в себе запись основного
содержания и решения по каждому вопросу. В течение десяти дней после
заседания протокол должен быть подписан председателем или по его
                                    8