Автоматизация документирования деятельности организации. Кирюхин Ю.Г - 17 стр.

      Результатом анализа объекта проектирования и технико-
экономического обоснования САДД является выделение состава
документов, подготовку которых необходимо автоматизировать. После
этого производится анализ внемашинной информационной БД.
     База данных состоит из двух частей:
     - внемашинной;
     - внутримашинной.
     Внемашинная БД необходима для организации работы и
поддержания фондов информации, не хранящейся на машинном носителе,
но необходимой для работы данной системы. Внемашинная БД находится
в постоянном взаимодействии с автоматизированными функциями
системы подготовки документов. Внемашинную БД составляют различные
документы, сведения из которых подлежат обязательному учету во
внутримашинной БД. К таким документам относятся документы,
поступающие на рабочие места, а также нормативные документы,
используемые при заполнении создаваемых документов. Документы,
формируемые системой, также должны распечатываться в нужном
количестве экземпляров и передаваться исполнителям.
     Результатом выполнения этого этапа работы является построение
списка документов, необходимых для выполнения производственных или
управленческих функций, а также документов, составляющих
нормативную базу делопроизводства.
     Внутримашинная БД создается и поддерживается с помощью
компьютерных СУБД и представляет собой совокупность специальным
способом структурированных и форматированных файлов данных,
хранящихся на машинных носителях информации. Одной из наиболее
распространенных для управления БД на уровне предприятия является
СУБД Access для Windows. Данные из данной системы с помощью
стандартных средств Access легко передаются в другие программы,
входящие в состав MS Office (Word, Excel), что обеспечивает возможность
передачи данных в другие информационные системы.




                                     17