Автоматизация документирования деятельности организации. Кирюхин Ю.Г - 18 стр.

     Внутримашинная информационная база располагается на жестком
диске компьютера, а резервные копии – на жестком диске и/или гибких
дисках.
     Для разработки внутримашинной БД необходимо в первую очередь
определить ее структуру. В условиях реального предприятия эту задачу
решает должностное лицо, на которое возложены функции
администратора БД.
      Для этого в первую очередь используются данные таблицы 1, в
которой перечислены создаваемые документы, а также кратко
охарактеризовано их содержание. Далее определяются документы,
формируемые в выбранном для анализа подразделении. Форма каждого
документа оценивается с точки зрения состава используемых в документе
реквизитов, а также наличия и содержания постоянной и переменной части
текста документа в соответствии с действующей нормативной базой
делопроизводства.
      Ниже приводится анализ форм документов, образующихся в
деятельности секретаря коллегии Архивного отдела Пензенской области.
     Анализ форм документов в работе произведен в порядке,
определяемом последовательностью их подготовки секретарем коллегии.
Это сделано для того, чтобы показать взаимосвязь информации,
присутствующей в документах, и выявить объекты данных, которые
следует включить в базу данных.
     При подготовке документов одной организации целесообразно
использовать единый стиль расположения реквизитов. В работе
предлагается использовать угловое центрированное расположение
реквизитов.
     Чтобы документы Архивного отдела (в том числе коллегии)
соответствовали ГОСТ Р 6.30-2003 и Типовой инструкции по
делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти,
необходимо в первую очередь исправить ошибки в оформлении бланков
документов.
     В документе План устанавливается перечень намеченных к
выполнению мероприятий, их последовательность, сроки, ответственных

                                    18