Автоматизация документирования деятельности организации. Кирюхин Ю.Г - 19 стр.

исполнителей. Помимо того, что план работы коллегии оформлен не на
бланке, в нем отсутствует «гриф утверждения документа». Согласно
Примерному перечню документов, подлежащих утверждению, (приведен в
приложении № 4 Государственной системы документационного
обеспечения управления), план работы коллегии также утверждается1.
Кроме того, Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных
органах исполнительной власти также относит план к категории
утверждаемых документов2. План работы коллегии подписывается
секретарем и утверждается председателем коллегии.
      В оформлении плана работы коллегии можно выделить постоянную
и переменную часть документа. Постоянными являются реквизиты «герб
субъекта Российской Федерации», «Наименование организации». В
качестве срока исполнения мероприятия называется месяц года, а
ответственный исполнитель выбирается из списка сотрудников архивного
отдела. В базе данных, предназначенной для автоматизации подготовки
документов коллегии, необходимо обеспечить однократный ввод сведений
об организации и ее сотрудниках для последующего выбора для
формирования документов. Удобство для пользователя создаст
возможность выбора срока исполнения документа из заранее
сформированного списка месяцев. Остальные реквизиты («дата
документа»,    «регистрационный    номер    документа»,   «подпись»)
целесообразно хранить в отдельной таблице БД, предназначенной для
этого документа.
     Приглашение на коллегию является по своей сути письмом-
приглашением, предлагающим адресату (конкретному лицу или
организации) принять участие в каком-либо проводимом мероприятии (в
данном случае - в заседании коллегии архивного отдела)3. Письмо
оформляется на бланке письма и подписывается начальником архивного

       1
        Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения.
Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М., ВНИИДАД, 1991,
приложение № 4.
       2
           Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти,
статья 2.6 пункт 2.6.9.
         3
           Т.В. Кузнецова. ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО (документационное обеспечение управления). 4-е изд.
испр. и. допол. – М.: ООО «Журнал «Управление персоналом», 2003. – 408 с. С.146.

                                                 19