Автоматизация документирования деятельности организации. Кирюхин Ю.Г - 21 стр.

     Постоянную часть оформления повестки дня составляют реквизиты
«герб субъекта Российской Федерации», «наименование организации»,
«подпись». В БД необходимо предусмотреть возможность заполнения
только пунктов повестки и автоматического формирования документа на
общем бланке на основе ранее внесенных данных об организации.
      Список присутствующих на заседании (кроме членов коллегии)
оформляется отдельным документом и прилагается к протоколу1 (пункт
4.5 регламента коллегии архивного отдела правительства Пензенской
области). Документ Список обычно содержит перечисление лиц или
предметов в определенном порядке, составленное в целях информации или
регистрации. Он является сопутствующим, пояснительным документом (к
протоколам, распорядительным документам, отчетам, справкам и т.д.).
Список обычно оформляется на общем бланке. Обязательными
реквизитами являются: «наименование организации», «наименование вида
документа», «дата документа», «регистрационный номер документа»,
«место составления или издания документа», «заголовок к тексту»,
«подпись». Текст списка, как правило, представляется в табличной форме2.
Список приглашенных на заседание коллегии, оформляемый в настоящее
время в архивном отделе, содержит наименование организации, фамилию,
имя и отчество приглашенного сотрудника. Для удобства можно также
включить в список наименование должности приглашенного лица. Это
повысит информативность документа, но не потребует дополнительных
трудозатрат от секретаря коллегии, поскольку в разработанной базе
данных он будет формироваться автоматически. Список приглашенных на
заседание коллегии должен подписываться секретарем коллегии.
     В списке присутствующих на заседании допущены следующие
ошибки.
       1. Документ оформлен не на общем бланке.




       1
           Регламент коллегии архивного отдела правительства Пензенской области, пункт 4.5.
       2
         Рекомендации по документационному обеспечению деятельности органов исполнительной
власти (администраций краев, областей, городов федерального значения, органов местного
самоуправления). – М.: ВНИИДАД, Мэрия Москвы, 1995

                                                      21