Автоматизация документирования деятельности организации. Кирюхин Ю.Г - 20 стр.

отдела. Следует отметить, что в этом документе помимо ошибок
оформления, отмеченных для бланка, неправильно оформлен реквизит
«подпись»: полное наименование должности лица в реквизите «подпись»
не указывается, если документ оформлен на бланке учреждения.
      Если рассматривать письма–приглашения, относящиеся к одному
заседанию коллегии, то разными для каждого письма будут только
реквизиты «регистрационный номер документа» и «адресат», а также имя
и должность приглашенного на заседание лица. Все остальные реквизиты
«герб субъекта Российской Федерации», «справочные данные об
организации», «наименование организации», «подпись», а также «текст
документа» будут совпадать для всех писем. В разрабатываемой БД
следует предусмотреть возможность однократного ввода информации о
проводимом заседании (дата, время, адрес и вопрос проведения заседания),
выбора адресатов из заранее заполненного списка организаций и
учреждений области и формирования полного комплекта писем-
приглашений на заседание коллегии.
     Повестка дня заседания коллегии обычно оформляется в составе
протокола и содержит перечисление вопросов, вынесенных на
рассмотрение коллегиального органа в порядке их значимости с указанием
докладчика по каждому пункту повестки дня. Вопросы в повестке дня
располагают по степени их сложности, важности и предполагаемого
времени обсуждения, формулируются в предложном падеже, нумеруются
арабскими цифрами и начинаются с предлогов «О», «Об». Наряду с
вопросом указывается фамилия докладчика с указанием его должности.
Регламент коллегии архивного отдела правительства Пензенской области
определяет повестку дня как самостоятельный документ1. В таком случае
он должен оформляться на общем бланке, иметь реквизиты
«регистрационный номер документа», «дата документа» и «подпись».
Кроме того, в составе повестки дня не следует приводить список
присутствующих на заседании, тем более что регламент коллегии
определяет его как самостоятельный документ. Повестка дня
подписывается секретарем коллегии.

     1
         Регламент коллегии архивного отдела правительства Пензенской области, пункт 2.2.

                                                    20