Автоматизация документирования деятельности организации. Кирюхин Ю.Г - 27 стр.

     Процесс подготовки решения имеет те же особенности, что и
протокол: документ содержит в себе большую текстовую часть, поэтому
подготовка его с помощью средств СУБД Microsoft Access является
нецелесообразной. Более удобно будет создание шаблона решения в
программе Microsoft Word.
     Перечень содержит систематизированный список документов,
предметов, объектов, составленный в целях распространения на них
определенных норм или требований. Он оформляется на общем бланке.
Как правило, имеет табличную форму. Обязательными реквизитами
перечня являются: «наименование организации», «наименование вида
документа», «дата документа», «регистрационный номер документа»,
«место составления или издания документа», «заголовок к тексту»,
«подпись». Перечень организаций, куда следует направить решения,
принятые на заседаниях коллегии, подписывается секретарем и
утверждаются председателем коллегии архивного отдела Пензенской
области.
     В оформлении перечня присутствуют следующие ошибки.
     1. Документ оформлен не на общем бланке архивного отдела.
     2. Реквизит «дата документа» употребляется без предлога «от».
      3. Гриф утверждения имеет неправильное выравнивание: он должен
быть выровнен по левому краю, или элементы должны быть центрированы
относительно самой длинной строки.
     Перечень содержит следующие постоянные реквизиты: «герб
субъекта Российской Федерации», «наименование организации».
Организации, в которые направляется решение, выбираются из списка
существующих организаций Пензенской области. Целесообразно в базе
данных обеспечить возможность однократного ввода наименований
организаций области, а затем их выбора для подготовки перечня рассылки.
Остальные реквизиты («дата документа», «регистрационный номер
документа», «подпись») предполагается хранить в отдельной таблице БД,
предназначенной для перечня.
     Сводные годовые планы работы архивных учреждений
непосредственно не участвуют в документообороте коллегии, но по ним

                                     27