Использование электронного архива "Евфрат Office". Кирюхин Ю.Г - 17 стр.

UptoLike

ВУЗ: 

ПГУ | Пенза

Составители: 

Рубрика: 

17
информационных технологий документационного обеспечения
управления.
Реквизиты ⎯ обязательные данные (дата, текст, подпись и т.д.),
установленные законом или положениями для документов; отсутствие в
документе хотя бы одного из реквизитов лишает его держателя
возможности использовать документ для той цели, для которой он
предназначен.
Список всех реквизитов для документов управления приведен в
приложении Б. Каждый вид документа имеет свой (обычно меньший по
объему списка) набор реквизитов. Особенно важным является правильное
оформление таких реквизитов, как дата, подпись, гриф утверждения,
печать, которые придают документу юридическую силу. С точки зрения
расположения реквизитов, в документе можно выделить три основные
части: заголовочную (в нее входят реквизиты, расположенные
до текста),
основную (реквизиты "текст" и "приложение") и оформляющую
(реквизиты, расположенные ниже текста и приложения).
Различают списки реквизитов картотеки и реквизитов системы.
Список реквизитов картотеки содержит те реквизиты, которые
используются в данной картотеке. Если создается новая картотека, то этот
список должен быть пуст. В списке реквизитов системы находятся те
реквизиты,
которые не использованы в текущей картотеке. Когда реквизит
добавляется к картотеке, он исчезает из списка реквизитов системы — это
сделано для того, чтобы в одну картотеку дважды не попал один и тот же
реквизит. Если список реквизитов системы пуст, это значит, что в
картотеке уже использованы все реквизиты системы или что в
системе не
создано новых реквизитов.
Некоторые из реквизитов: "Все слова", "Аннотация объекта", "Имя
объекта", «Имя исполнителя», «Имя файла», «Отметка об исполнении»,
«Оператор создания документа», «Оператор индексации документа» —
являются системными и присутствуют всегда, даже если в систему не
внесено ни одного документа и не создан ни один новый реквизит. 
информационных       технологий     документационного       обеспечения
управления.
     Реквизиты ⎯ обязательные данные (дата, текст, подпись и т.д.),
установленные законом или положениями для документов; отсутствие в
документе хотя бы одного из реквизитов лишает его держателя
возможности использовать документ для той цели, для которой он
предназначен.
      Список всех реквизитов для документов управления приведен в
приложении Б. Каждый вид документа имеет свой (обычно меньший по
объему списка) набор реквизитов. Особенно важным является правильное
оформление таких реквизитов, как дата, подпись, гриф утверждения,
печать, которые придают документу юридическую силу. С точки зрения
расположения реквизитов, в документе можно выделить три основные
части: заголовочную (в нее входят реквизиты, расположенные до текста),
основную      (реквизиты "текст" и "приложение") и оформляющую
(реквизиты, расположенные ниже текста и приложения).
      Различают списки реквизитов картотеки и реквизитов системы.
Список реквизитов картотеки содержит те реквизиты, которые
используются в данной картотеке. Если создается новая картотека, то этот
список должен быть пуст. В списке реквизитов системы находятся те
реквизиты, которые не использованы в текущей картотеке. Когда реквизит
добавляется к картотеке, он исчезает из списка реквизитов системы — это
сделано для того, чтобы в одну картотеку дважды не попал один и тот же
реквизит. Если список реквизитов системы пуст, это значит, что в
картотеке уже использованы все реквизиты системы или что в системе не
создано новых реквизитов.
     Некоторые из реквизитов: "Все слова", "Аннотация объекта", "Имя
объекта", «Имя исполнителя», «Имя файла», «Отметка об исполнении»,
«Оператор создания документа», «Оператор индексации документа» —
являются системными и присутствуют всегда, даже если в систему не
внесено ни одного документа и не создан ни один новый реквизит.




                                                                     17

Страницы