ВУЗ:
Составители:
Используя
Мастер бюллетеней
(вкладка
Публикации
), создайте свой бюллетень;
просмотрите его.
Иногда возникает необходимость в создании собственного шаблона. Обычно он
делается на базе имеющегося документа. Предположим, что Вам приходится регулярно
рассылать извещения, подобные тому, что сохранен в файле
Извещение
. Для создания
соответствующего шаблона используется команда
Файл / Сохранить как
, при этом в поле
Тип файла
в раскрывающемся списке выбирается
Шаблон документа
. Далее выбирается
место размещения шаблона и назначается его имя. Сохраните файл
Извещение
как шаблон под
именем
Шаблон извещения
(для реального шаблона желательно подготовить рисунок -
эмблему фирмы, указать реквизиты организации). В дальнейшем при подготовке аналогич ного
документа загружается шаблон и вносятся необходимые изменения. Загрузите созданный
шаблон и подготовьте новое извещение, изменив дату, время и первый пункт повестки дня.
Сохраните файл как документ под именем
Новое извещение
. Обратите внимание на различие
в расширениях имен файлов шаблона и документа (
Свойства / Имя MS-DOS
).
Письма и конверты: документы массовой рассылки
Для подготовки отдельного делового или личного письма может быть использован
Мастер писем
(вкладка
Письма и факсы
). В появившемся
Помощнике
укажите
Создать
одно письмо
, ответьте на все вопросы мастера. По аналогии готовится надпись на конверте.
Для создания конвертов и наклеек может быть использована и команда меню
Сервис /
Конверты и наклейки.
Для подготовки писем массовой рассылки используется
функция слияния
основного
документа и источника данных. Готовится
основной документ
, например, текст письма с
пустыми полями (
поля слияния
) для вставки адреса получателя, обращения к нему и т.п. Адрес
и имя получателя вставляется из второго документа –
источника данных
с соответствующей
таблицей. Используется меню
Сервис / Слияние
.
Предположим, что подготовленное ранее извещение надо разослать по пяти адресам.
Для подготовки основного документа откройте файл
Извещение
, отредактируйте его: сверху
вставьте несколько пустых строк (одну – для наименования организации, вторую – для адреса,
третью – для фамилии и инициалов адресата), в следующей строке (
Уважаемый …
) удалите
слова
Иван Петрович
(вместо этого обращения будут вставляться разные обращения из
источника данных).
Выберите команду
Сервис / Слияние
, в появившемся диалоговом окне щелкните по
кнопке
Создать
, выберите
Документы на бланке
. На запрос об использовании активного
окна или нового, выберите
Активное окно
: в нем уже подготовлена заготовка для основного
документа. При этом в разделе
Основной документ
активизируется кнопка
Правка
(позволяющая при необходимости редактировать основной документ).
В разделе
Источник данных
активизируется кнопка
Получить данные
. Щелкните
по ней, в появившемся списке выберите
Создать источник данных
. Откроется новое
диалоговое окно, в котором предложен перечень наиболее характерных
полей
в строке
заголовка (наименования столбцов) таблицы – источника данных. Удалите часть полей
(выберите ненужное поле и щелкните по кнопке
Удалить поле
), оставив поля
: Организация,
Адрес1, Фамилия, Обращение
. Щелкните
ОК
, и сохраните источник данных под именем
Данные к извещению
.
Щелкните по кнопке
Правка источника данных
: в источнике пока нет данных, есть
только наименования полей. В окно
Форма данных
введите данные для первой из
организаций, куда предполагается отправка извещения. После заполнения всех полей (это
первая
запись
таблицы) щелкните по кнопке
Добавить
, и в пустую форму введите данные по
второй организации (вторая запись). Подобным образом введите все 5 записей. Для просмотра
таблицы с записями щелкните по кнопке
Источник
.
Полученную таблицу можно отредактировать; при этом иногда удобно использовать
вновь появившуюся панель инструментов
База данных
: рассмотрите инструменты этой панели.
Найдите кнопку
Основной документ слияния
, и щелкните по ней. Откроется основной
документ и панель инструментов
Слияние
(при необходимости ее можно открыть и через меню
Вид / Панели инструментов
, или в контекстном меню, щелкнув правой кнопкой мыши по
любой панели инструментов). Установите курсор в верхнюю строку основного документа и
щелкните по кнопке
Добавить поле слияния
, в списке выберите поле
Организация
.
Страницы
- « первая
- ‹ предыдущая
- …
- 17
- 18
- 19
- 20
- 21
- …
- следующая ›
- последняя »
