Теория и практика документной информации. Константинов Ю.Н. - 58 стр.

ÒÅÌÀ 5              ÎÐÃÀÍÈÇÀÖÈß
                    ÄÎÊÓÌÅÍÒÎÎÁÎÐÎÒÀ

                         Ïëàí ëåêöèè
    1. Ïîíÿòèå, ñòðóêòóðà è îáúåì äîêóìåíòîîáîðîòà.
    2. Òåõíîëîãèÿ ïðèåìà, îáðàáîòêè è ðàñïðåäåëåíèÿ äîêóìåíòîâ.
    3. Îáðàáîòêà è äâèæåíèå èñõîäÿùèõ è âíóòðåííèõ äîêóìåí-
òîïîòîêîâ.

     Äîêóìåíòàëüíî-èíôîðìàöèîííûå ïîòîêè íà ïðåäïðèÿòèè,
â îðãàíèçàöèè ÿâëÿþòñÿ ñîñòàâíîé ÷àñòüþ èíôîðìàöèîííîé
ñðåäû, â êîòîðîé íàõîäÿòñÿ äåñÿòêè, ñîòíè ïîäðàçäåëåíèé è
ñïåöèàëèñòîâ, òðåáóþùèõ êîëè÷åñòâåííîãî è êà÷åñòâåííîãî óïî-
ðÿäî÷åíèÿ äîêóìåíòîâ ñ öåëüþ èõ ýôôåêòèâíîãî ïðèìåíåíèÿ.


1. Ïîíÿòèå, ñòðóêòóðà è îáúåì äîêóìåíòîîáîðîòà
     Äîêóìåíòîîáîðîò â ñîîòâåòñòâèè ñ ÃÎÑÒ 16487-83 îïðå-
äåëÿëñÿ êàê äâèæåíèå äîêóìåíòîâ â îðãàíèçàöèè ñ ìîìåíòà èõ
ñîçäàíèÿ èëè ïîëó÷åíèÿ äî çàâåðøåíèÿ èñïîëíåíèÿ èëè îò-
ïðàâêè. Ñàìî ïîíÿòèå «äîêóìåíòîîáîðîò» âêëþ÷àåò â ñåáÿ ïðî-
öåññ íåêîåãî êîëüöåîáðàçíîãî äâèæåíèÿ, ïðè êîòîðîì äîêó-
ìåíò íà÷èíàåò ñâîå äâèæåíèå è çàâåðøàåò åãî â îäíîì è òîì
æå ïóíêòå, êàêîâûì è ÿâëÿåòñÿ ñëóæáà ÄÎÓ, íåçàâèñèìî îò
ñâîåé îðãàíèçàöèîííîé ñòðóêòóðû èëè ñòàòóñà.
      ñâîþ î÷åðåäü, ñàìî äâèæåíèå äîêóìåíòîâ — ýòî ïðåæäå
âñåãî ïåðåìåùåíèå óïðàâëåí÷åñêîé èíôîðìàöèè — íåîáõîäè-
ìîãî ðóêîâîäèòåëÿì è ñïåöèàëèñòàì ðåñóðñà äëÿ ðåàëèçàöèè
ôóíêöèé óïðàâëåíèÿ, ïðèíÿòèÿ îáîñíîâàííûõ ðåøåíèé è ôàê-
òè÷åñêîãî èõ èñïîëíåíèÿ.  ñóùíîñòè, öåëåíàïðàâëåííîå, ðà-
öèîíàëüíîå äâèæåíèå äîêóìåíòîâ õàðàêòåðèçóåò óðîâåíü îðãà-
íèçàöèè óïðàâëåíèÿ.
     Ïåðåìåùåíèå äîêóìåíòîâ â îðãàíèçàöèè íå ìîæåò áûòü
õàîòè÷íûì. Âûïîëíåíèå òâîð÷åñêèõ îïåðàöèé ñ äîêóìåíòàëü-
íî-èíôîðìàöèîííûì ïîòîêîì äîëæíî îáåñïå÷èâàòüñÿ êîìï-
ëåêñîì òåõíè÷åñêèõ è ôîðìàëüíî-ëîãè÷åñêèõ îïåðàöèé ïî ó÷åòó,
ðåãóëèðîâàíèþ ðàñïðåäåëåíèÿ äîêóìåíòîâ ìåæäó äîëæíîñòíû-
ìè ëèöàìè, êîíòðîëþ çà ñâîåâðåìåííûì ðàññìîòðåíèåì è
èñïîëíåíèåì äîêóìåíòîâ, èõ ðàöèîíàëüíîìó õðàíåíèþ.
                             – 58 –