Теория и практика документной информации. Константинов Ю.Н. - 60 стр.

     Êàæäûé èç ïîòîêîâ õàðàêòåðèçóåòñÿ êîëè÷åñòâåííîé è
êà÷åñòâåííîé îïðåäåëåííîñòüþ (âåêòîðîì, ñîñòàâîì è îáúå-
ìîì) ïåðåìåùàþùèõñÿ äîêóìåíòîâ.
     Òàê, íèñõîäÿùèé äîêóìåíòîïîòîê íåñåò ñ ñîáîé èñõîä-
íóþ, ïåðâè÷íóþ èíôîðìàöèþ äëÿ óïðàâëåíèÿ è âêëþ÷àåò â
ñåáÿ: äîêóìåíòû âûøåñòîÿùèõ îðãàíîâ óïðàâëåíèÿ (ïîñòàíîâ-
ëåíèÿ, ðåøåíèÿ, ïðèêàçû, óêàçàíèÿ, èíñòðóêòèâíî-ìåòîäè÷åñ-
êèå ïèñüìà è ò. ä.), äîêóìåíòû äðóãèõ îðãàíèçàöèé (ïèñüìà,
ðåøåíèÿ, àêòû), îáðàùåíèÿ ãðàæäàí, çàïðîñû äåïóòàòîâ.
     Âîñõîäÿùèé äîêóìåíòîïîòîê (ïèñüìà, ïëàíîâî-îò÷åòíàÿ
äîêóìåíòàöèÿ) íåñåò èíôîðìàöèþ, âûðàáîòàííóþ â ïðîöåññå
óïðàâëåíèÿ ñ öåëüþ åå ïåðåäà÷è âûøåñòîÿùèì è îáùåñòâåí-
íûì îðãàíèçàöèÿì è îòäåëüíûì ôèçè÷åñêèì ëèöàì.
     Ãîðèçîíòàëüíûé äîêóìåíòîïîòîê, îáåñïå÷èâàÿ ðåøåíèå
óïðàâëåí÷åñêèõ çàäà÷ â ïðåäåëàõ äàííîé îðãàíèçàöèè, âêëþ÷à-
åò â ñåáÿ ðàñïîðÿäèòåëüíóþ è ñïðàâî÷íî-èíôîðìàöèîííóþ
äîêóìåíòàöèþ. Ïðè ýòîì âíóòðåííÿÿ ïåðåïèñêà ìåæäó ñòðóê-
òóðíûìè ïîäðàçäåëåíèÿìè, êàê ïðàâèëî, èñêëþ÷àåòñÿ. Ñóììàð-
íîå êîëè÷åñòâî äîêóìåíòîâ êàæäîãî ïîòîêà çà îïðåäåëåííûé
ïåðèîä âðåìåíè (ìåñÿö, êâàðòàë, ãîä) ñîñòàâëÿåò îáúåì äîêó-
ìåíòîîáîðîòà. Ãîäîâîé îáúåì äîêóìåíòîîáîðîòà ÿâëÿåòñÿ èñ-
õîäíîé áàãðîâîé âåëè÷èíîé äëÿ ðàñ÷åòà ÷èñëåííîñòè ðàáîòíè-
êîâ ñëóæáû äîêóìåíòàöèîííîãî îáåñïå÷åíèÿ, ñðåäñòâ àâòîìà-
òèçàöèè è îðãòåõíèêè, îïðåäåëåíèÿ êðóãà ñîòðóäíèêîâ ñòðóê-
òóðíûõ ïîäðàçäåëåíèé, çàíÿòûõ èíôîðìàöèîííî-äîêóìåíòàöè-
îííûìè ïðîöåññàìè. Ñîïîñòàâëåíèå ìíîãîëåòíèõ îáúåìîâ äî-
êóìåíòíîé èíôîðìàöèè ïîçâîëÿåò âûÿâèòü òåíäåíöèþ äèíà-
ìèêè äîêóìåíòîîáîðîòà è ïðåäëîæèòü ìåðû ïî åãî ðàöèîíàëü-
íîìó óìåíüøåíèþ.
     Íà ïðàêòèêå åæåäíåâíûé êîëè÷åñòâåííûé ó÷åò îñóùåñòâ-
ëÿåòñÿ äëÿ âñåõ áåç èñêëþ÷åíèÿ äîêóìåíòîâ: âõîäÿùèõ, èñõîäÿ-
ùèõ (êàê ðåãèñòðèðóåìûõ, òàê è íåðåãèñòðèðóåìûõ). Ïðè ýòîì
ñëåäóåò èìåòü â âèäó, ÷òî âíóòðåííèå äîêóìåíòû ðåãèñòðèðó-
þòñÿ ïî ìåñòó èõ ñîñòàâëåíèÿ.
     Ñàì ïîäñ÷åò äîêóìåíòîâ ôèêñèðóåòñÿ ïî ãðóïïîâûì ïðè-
çíàêàì (äîêóìåíòîâ è êîððåñïîíäåíòîâ) â âèäå ïðîñòîé äðî-
áè, ÷èñëèòåëåì êîòîðîé ÿâëÿåòñÿ êîëè÷åñòâî îñíîâíûõ äîêó-
ìåíòîâ, à çíàìåíàòåëåì — êîëè÷åñòâî êîïèé.



                           – 60 –