Теория и практика документной информации. Константинов Ю.Н. - 62 стр.

âõîäÿùåãî íîìåðà è òåêóùåé äàòû. Íà íåâñêðûâàåìûõ ïèñüìàõ
øòàìï ïðîñòàâëÿåòñÿ íà êîíâåðòå.
     Íà äàííîì ýòàïå òåõíîëîãè÷åñêîãî ïðîöåññà îïðåäåëÿåòñÿ
íàèáîëåå êîðîòêèé ìàðøðóò ïåðåäâèæåíèÿ äîêóìåíòà ê èñïîë-
íèòåëþ. Ïðè ñåëåêöèè (ðàñïðåäåëåíèè) äîêóìåíòîâ ïî àäðåñàòàì
ôîðìèðóþòñÿ ñëåäóþùèå ãðóïïû äîêóìåíòíîé èíôîðìàöèè:
     1. Äîêóìåíòû, íàïðàâëåííûå ðóêîâîäñòâó áåç óêàçàíèÿ
ñòðóêòóðíîãî ïîäðàçäåëåíèÿ.
     2. Îáðàùåíèÿ ãðàæäàí, â òîì ÷èñëå è àäðåñîâàííûå ñòðóê-
òóðíûì ïîäðàçäåëåíèÿì.
     3. Äîêóìåíòû, àäðåñîâàííûå ñòðóêòóðíûì ïîäðàçäåëåíèÿì.
     Äîêóìåíòû âñåõ ãðóïï äî ïåðåäà÷è èõ ê äàëüíåéøåé îáðà-
áîòêå ìîãóò áûòü (â ïàêåòíîì ðåæèìå) ââåäåíû ÷åðåç ÀÐÌ
ñïåöèàëèñòà-äîêóìåíòîâåäà â àâòîìàòèçèðîâàííóþ ñèñòåìó
äîêóìåíòàöèîííîãî îáåñïå÷åíèÿ óïðàâëåíèÿ.
     Äîêóìåíòû ïåðâîé è âòîðîé ãðóïï ïåðåäàþòñÿ êàíöåëÿ-
ðèè, òðåòüåé — ñîðòèðóþòñÿ ïî ïîäðàçäåëåíèÿì ñ ïîìîùüþ
ïàïîê-äîñüå èëè ñåêöèîííûõ øêàôîâ ñ ÿ÷åéêàìè àáîíåíòîâ.
     Ðóêîâîäèòåëü êàíöåëÿðèè (ñåêðåòàðü-ðåôåðåíò) çíàêîìèò-
ñÿ ñ ñîäåðæàíèåì è ðàñïðåäåëÿåò äîêóìåíòû â çàâèñèìîñòè îò
èõ ñîäåðæàíèÿ è êëàññèôèêàöèè.
     Ðóêîâîäèòåëþ æå îðãàíèçàöèè è åãî çàìåñòèòåëÿì íàïðàâ-
ëÿþòñÿ íàèáîëåå âàæíûå è ñðî÷íûå äîêóìåíòû ïî íàèáîëåå
ïðèíöèïèàëüíûì, ñëîæíûì è ïðèîðèòåòíûì âîïðîñàì îñíîâ-
íîé äåÿòåëüíîñòè. Îáðàùåíèÿ (çàÿâëåíèÿ, ïèñüìà) ãðàæäàí —
äîëæíîñòíîìó ëèöó, êîìïåòåíòíîìó â ðåøåíèè îòðàæàåìîãî â
äîêóìåíòå âîïðîñà.
     Äîêóìåíòû, íå òðåáóþùèå ðåøåíèÿ íà óðîâíå ðóêîâîäñòâà
îðãàíèçàöèè, ðàñïðåäåëÿþòñÿ ïî ñòðóêòóðíûì ïîäðàçäåëåíèÿì
ñ ïîìåòîé (èíäåêñ ïîäðàçäåëåíèÿ, ôàìèëèÿ ñïåöèàëèñòà-èñ-
ïîëíèòåëÿ), êîòîðàÿ èäåíòè÷íà ðåçîëþöèè ðóêîâîäèòåëÿ.
     Â ïîäðàçäåëåíèè ïðåäâàðèòåëüíîå ðàññìîòðåíèå è ðàñïðå-
äåëåíèå ïîñòóïèâøèõ äîêóìåíòîâ âåäåòñÿ îòâåòñòâåííûì ëè-
öîì (ñåêðåòàðåì, äåëîïðîèçâîäèòåëåì, òåõíèêîì ïî ó÷åòó),
îòâåòñòâåííûì çà èõ îáðàáîòêó.
     Ïðåäâàðèòåëüíîå ðàññìîòðåíèå è äèñïåò÷åðèçàöèÿ äîêó-
ìåíòîâ îñóùåñòâëÿåòñÿ â àâòîìàòèçèðîâàííûõ ñèñòåìàõ ñ ïî-
ìîùüþ äèñïëåÿ íà áàçå ÏÎ â ðåæèìå çàäà÷è «ïðîêëàäêà ìàðø-
ðóòà» ïóòåì âíåñåíèÿ â áàçó äàííûõ îòìåòîê (êîìàíä) î íà-
ïðàâëåíèè ïåðåäà÷è äîêóìåíòà.
                           – 62 –