Теория и практика документной информации. Константинов Ю.Н. - 61 стр.

     Ïîäñ÷åò êîëè÷åñòâà ìàøèíî÷èòàåìûõ äîêóìåíòîâ âûïîë-
íÿåòñÿ ïî ó÷åòíûì êàðòî÷êàì è æóðíàëàì âû÷èñëèòåëüíîãî öåí-
òðà (ÂÖ) èëè ñîîòâåòñòâóþùåãî ÀÐÌ.
     Òåõíîëîãè÷åñêèé ïðîöåññ îáðàáîòêè è ïåðåìåùåíèÿ íèñ-
õîäÿùåãî äîêóìåíòàöèîííîãî ïîòîêà öåëåñîîáðàçíî îïòèìè-
çèðîâàòü â âèäå ñëåäóþùèõ òèïîâûõ ïðîöåäóð:
     - ïðèåì è ïåðâè÷íàÿ îáðàáîòêà äîêóìåíòîâ;
     - ïðåäâàðèòåëüíàÿ ýêñïåðòèçà è ñåëåêöèÿ äîêóìåíòîâ;
     - ðåãèñòðàöèÿ äîêóìåíòîâ ñ ñèíõðîííûì âåäåíèåì ñïðà-
âî÷íî-èíôîðìàöèîííîãî ôîíäà (ÑÈÔ), áàç äàííûõ è áàç çíà-
íèé (ÁÄ, ÁÇ);
     - îçíàêîìëåíèå ðóêîâîäèòåëÿ è îòïðàâêà äîêóìåíòîâ â
ñòðóêòóðíûå ïîäðàçäåëåíèÿ;
     - âûïîëíåíèå çàäàíèé è ïîðó÷åíèé, îòðàæåííûõ â äîêó-
ìåíòíîé èíôîðìàöèè;
     - êîíòðîëü èñïîëíåíèÿ äîêóìåíòîâ (ðåàëèçàöèÿ îáðàòíîé
ñâÿçè).


           2. Òåõíîëîãèÿ ïðèåìà, îáðàáîòêè
              è ðàñïðåäåëåíèÿ äîêóìåíòîâ
     Ïðèåì è ïåðâè÷íàÿ îáðàáîòêà äîêóìåíòîâ êîîðäèíèðó-
þòñÿ â îäíîì èç ïîäðàçäåëåíèé öåíòðàëèçîâàííîé ñëóæáû ÄÎÓ
(ýêñïåäèöèè, ñåêðåòàðèàòå — ïðè äåöåíòðàëèçàöèè).
     Ñëóæåáíàÿ êîððåñïîíäåíöèÿ äîñòàâëÿåòñÿ â ýêñïåäèöèþ èç
ïî÷òîâîãî îòäåëåíèÿ ñàìîñòîÿòåëüíî ñ ñîîòâåòñòâóþùåé ðåãèñòðà-
öèåé. Âñÿ êîððåñïîíäåíöèÿ âñêðûâàåòñÿ (çà èñêëþ÷åíèåì ïèñåì
â îáùåñòâåííûå îðãàíèçàöèè è ñ ïîìåòîé «ëè÷íî»).
     Ïîñëå èçâëå÷åíèÿ äîêóìåíòà èç êîíâåðòà ïðîâåðÿåòñÿ ïðà-
âèëüíîñòü åãî àäðåñîâàíèÿ, íàëè÷èå, êîìïëåêòíîñòü, öåëîñò-
íîñòü äîêóìåíòà è ïðèëîæåíèé ê íåìó. Ïðè íåêîìïëåêòíîñòè
èëè ïîâðåæäåíèè äîêóìåíòà íà íèæíåì ïîëå ïîñëåäíåãî ëèñòà
äåëàåòñÿ ñîîòâåòñòâóþùàÿ çàïèñü è èçâåùàåòñÿ êîððåñïîíäåíò.
Êîíâåðòû, êàê ïðàâèëî, óíè÷òîæàþòñÿ, êðîìå òåõ, êîòîðûå
õðàíÿò àäðåñíûå è ðåãèñòðàöèîííûå ïðèçíàêè. Êîíâåðòû îáðà-
ùåíèé ãðàæäàí ïðàêòè÷åñêè âñåãäà ñîõðàíÿþòñÿ.
     Ìàøèíî÷èòàåìûå äîêóìåíòû ïåðåäàþòñÿ ïîñëå ýêñïåäè-
öèîííîé îáðàáîòêè ñîïðîâîäèòåëüíûõ äîêóìåíòîâ. Íà âñåõ áåç
èñêëþ÷åíèÿ äîêóìåíòàõ ïðîñòàâëÿåòñÿ ðåãèñòðàöèîííûé øòàìï

                            – 61 –