Теория и практика документной информации. Константинов Ю.Н. - 64 стр.

     Ôàêò ñàìîãî ââîäà îòðàæàåòñÿ ïðèñâîåíèåì äîêóìåíòó
ðåãèñòðàöèîííîãî èíäåêñà, êîòîðûé ñëóæèò ó÷åòíûì è àäðåñ-
íûì (êîîðäèíàòíûì) ïðèçíàêîì äîêóìåíòà. Ðåãèñòðàöèè ïîä-
âåðãàþòñÿ âñå äîêóìåíòû, òðåáóþùèå ïðàêòè÷åñêîãî ïðèìåíå-
íèÿ (îðãàíèçàöèîííî-ðàñïîðÿäèòåëüíûå, ïëàíîâî-îò÷åòíûå,
ôèíàíñîâî-êðåäèòíûå, áóõãàëòåðñêèå) êàê ìàøèííîãî, òàê è
òðàäèöèîííîãî (ðó÷íîãî) èñïîëíåíèÿ.
     Îñíîâíûå òðåáîâàíèÿ ê ðåãèñòðàöèè: îäíîêðàòíîñòü, îïå-
ðàòèâíîñòü, îòâåòñòâåííîñòü, ñî÷åòàíèå öåíòðàëèçàöèè è äå-
öåíòðàëèçàöèè. Äåöåíòðàëèçîâàííàÿ ðåãèñòðàöèÿ õàðàêòåðíà äëÿ
ïðåäïðèÿòèé è îðãàíèçàöèé, îòëè÷àþùèõñÿ ñëîæíîé è äîñòà-
òî÷íî ðàçîáùåííîé (òåððèòîðèàëüíîé) ñòðóêòóðîé è íàëè÷è-
åì ìíîãî÷èñëåííûõ ïóíêòîâ ïåðåäà÷è äîêóìåíòíîé èíôîðìà-
öèè. Äîêóìåíòû, ïåðåäàâàåìûå ðóêîâîäñòâó, ðåãèñòðèðóþòñÿ â
êàíöåëÿðèè; îáðàùåíèÿ ãðàæäàí — â ñëóæáå çàÿâëåíèé è ïè-
ñåì. Íàïðèìåð: ñåêðåòàðü äèðåêòîðà ïî ñáûòó. Â ñòðóêòóðíûõ
ïîäðàçäåëåíèÿõ äîêóìåíòû ðåãèñòèðóþòñÿ ñïåöèàëüíî íàçíà-
÷åííûìè ëèöàìè.
     Öåíòðàëèçîâàííàÿ ðåãèñòðàöèÿ ðàñïðîñòðàíåíà â ñðåäíèõ
è íåáîëüøèõ îðãàíèçàöèÿõ â îäíîì ïóíêòå (êàíöåëÿðèÿ, áþðî,
ãðóïïà, îòäåë ÄÎÓ). Â ìèíèñòåðñòâàõ, âåäîìñòâàõ, ðåãèîíàëü-
íûõ îðãàíàõ èñïîëíèòåëüíîé è çàêîíîäàòåëüíîé âëàñòè öåíò-
ðàëèçàöèÿ ðåãèñòðàöèîííûõ ïðîöåäóð îñóùåñòâëÿåòñÿ â àâòî-
ìàòèçèðîâàííîì ðåæèìå. Èñêëþ÷åíèå ñîñòàâëÿþò, ïîæàëóé,
òîëüêî ïèñüìà ãðàæäàí.
     Ýêîíîìè÷åñêàÿ ýôôåêòèâíîñòü öåíòðàëèçîâàííîé
ðåãèñòðàöèè î÷åâèäíà. Ýòî îùóòèìîå ñîêðàùåíèå òðóäîåìêîñ-
òè îáðàáîòêè äîêóìåíòîâ â ïîäðàçäåëåíèÿõ è ôîðìèðîâàíèå
åäèíîé èíôîðìàöèîííî-ñïðàâî÷íîé ñèñòåìû ïî ðàöèîíàëü-
íîìó èñïîëüçîâàíèþ èíôîðìàöèîííûõ ðåñóðñîâ.
     Òåõíîëîãèÿ è ìåñòà ðåãèñòðàöèè äîêóìåíòîâ ðåãëàìåíòè-
ðóþòñÿ ñïåöèàëüíîé èíñòðóêöèåé ïî äîêóìåíòàöèîííîìó
îáåñïå÷åíèþ, ê êîòîðîé â êà÷åñòâå ïðèëîæåíèÿ öåëåñîîáðàçíî
ïðèîáùèòü: ïåðå÷åíü íåðåãèñòðèðóåìûõ äîêóìåíòîâ (ïîçäðàâ-
ëåíèÿ, ïàìÿòíûå àäðåñà, ðåêëàìíûå ëèñòêè, ïðîñïåêòû è êà-
òàëîãè), êëàññèôèêàòîðû êîððåñïîíäåíòîâ, ñòðóêòóðíûõ ïîä-
ðàçäåëåíèé, èõ ðóêîâîäèòåëåé è ñïåöèàëèñòîâ, âèäîâ (òèïîâ)
äîêóìåíòîâ, íàïðàâëåíèé äåÿòåëüíîñòè è îáðàùåíèé ãðàæ-
äàí — íîìåíêëàòóðà äåë.


                           – 64 –