Теория и практика документной информации. Константинов Ю.Н. - 65 стр.

      Äîêóìåíòû ðåãèñòðèðóþòñÿ â äåíü èõ ïîñòóïëåíèÿ â îðãà-
íèçàöèþ. Ïðîöåäóðà ðåãèñòðàöèè ïðåäóñìàòðèâàåò èíäåêñè-
ðîâàíèå äîêóìåíòà (ðåêâèçèò 10) è âíåñåíèå èñõîäíûõ äàííûõ
î äîêóìåíòå â îäíó èç ðåãèñòðàöèîííûõ ôîðì.
      Òåõíîëîãèÿ ñàìîãî èíäåêñèðîâàíèÿ ñâîäèòñÿ ïðàêòè÷åñ-
êè ê ïðèñâîåíèþ äîêóìåíòó èíäèâèäóàëüíîãî óñëîâíîãî îáî-
çíà÷åíèÿ (îò ëàò. «èíäåêñ» — óêàçàòåëü, ñïèñîê), ñèìâîëèçèðó-
þùåãî ïðèíàäëåæíîñòü äîêóìåíòà ê êîíêðåòíîé êëàññèôèêà-
öèîííîé ãðóïïå è ïîðÿäêîâûé íîìåð â ýòîé ãðóïïå.
      Êëàññèôèêàöèîííûå ãðóïïû ôîðìèðóþòñÿ â ñîîòâåòñòâèè
ñ ïðåäìåòíûìè, ñîäåðæàòåëüíûìè è àâòîðñêèìè ïðèçíàêàìè
äîêóìåíòà. Èíäåêñû íàõîäÿò ñåáå ïðàêòè÷åñêîå ïðèìåíåíèå êàê
â òðàäèöèîííûõ, òàê è â àâòîìàòèçèðîâàííûõ òåõíîëîãèÿõ ó÷å-
òà, ïîèñêà è ñèñòåìàòèçàöèè äîêóìåíòîâ.
      Ïðîöåäóðà èíäåêñèðîâàíèÿ äîêóìåíòà äîëæíà îòâå÷àòü
êðèòåðèÿì óíèôèêàöèè è ñòàáèëüíîñòè, áàçèðóÿñü íà íîìåíê-
ëàòóðå (îò ëàò. «ðîñïèñü èìåí») äåë êîíêðåòíîãî ïðåäïðèÿòèÿ
(îðãàíèçàöèè). Òàêèì îáðàçîì, èíäåêñ êàê êîîðäèíàòíûé ïðè-
çíàê äîêóìåíòà ñîñòîèò èç ïîðÿäêîâîãî íîìåðà è íîìåíêëà-
òóðíîãî îáîçíà÷åíèÿ, îòäåëÿåìûå äðóã îò äðóãà êîñîé ÷åðòîé,
íàïðèìåð: 127/05—12, ãäå
      127 — ïîðÿäêîâûé íîìåð äîêóìåíòà â äåëå,
      05 — èíäåêñ ïîäðàçäåëåíèÿ,
      12 — íîìåð äåëà.
      Äëÿ ðàöèîíàëèçàöèè îáðàáîòêè äîêóìåíòíîé èíôîðìà-
öèè èíäåêñ ìîæåò óñëîæíÿòüñÿ çà ñ÷åò åãî äîïîëíåíèÿ è íåêî-
òîðûìè äðóãèìè ïðèçíàêàìè: êîððåñïîíäåíòà, âèäà äîêóìåí-
òà, ñòðóêòóðíîãî ïîäðàçäåëåíèÿ (ìåñòà õðàíåíèÿ). Íà ïðàêòèêå
äîâîëüíî ÷àñòî ïðè èíäåêñèðîâàíèè îáðàùåíèé ãðàæäàí (ïè-
ñåì, çàÿâëåíèé, æàëîá) äîáàâëÿåòñÿ ïåðâàÿ áóêâà ôàìèëèè
çàÿâèòåëÿ. Íàïðèìåð: 35/22—27/Á.
      Âûáîð êëàññèôèêàöèîííûõ ãðóïï äîëæåí ñîîòâåòñòâîâàòü
ðàçäåëàì èëè ðóáðèêàì ñïðàâî÷íîé áàçû äàííûõ (êàðòîòåêè).
Ñêâîçíóþ (âàëîâóþ) íóìåðàöèþ âñåãî äîêóìåíòàëüíî-èíôîðìà-
öèîííîãî ïîòîêà ïðèìåíÿòü íå ðåêîìåíäóåòñÿ èç-çà îñëîæíå-
íèÿ ïîèñêîâîé è ñïðàâî÷íîé ðàáîòû ñ ìàññèâîì äîêóìåíòîâ.
      Îòâåòíûì äîêóìåíòàì ïðè èõ ïîñòóïëåíèè íà âõîä â ñèñ-
òåìó ÄÎÓ íîâûé èíäåêñ, êàê ïðàâèëî, ïðèñâàèâàåòñÿ î÷åíü
ðåäêî, ò. ê. ôàêò ïîñòóïëåíèÿ îòðàæàåòñÿ â çîíå «îòìåòêà îá


                           – 65 –