Теория и практика документной информации. Константинов Ю.Н. - 67 стр.

äîêóìåíòà, êîëè÷åñòâî ëèñòîâ; àâòîð, èíäåêñ ñîïðîâîäèòåëü-
íîãî ïèñüìà, äàòà, èíäåêñ ïîñòóïèâøåãî äîêóìåíòà; êðàòêîå
ñîäåðæàíèå; îòâåòñòâåííûé èñïîëíèòåëü; ðåçîëþöèÿ, àâòîð
ðåçîëþöèè; ñðîê èñïîëíåíèÿ (íà ëèöåâîé ñòîðîíå); äàòà ïåðå-
äà÷è íà èñïîëíåíèå; îòìåòêà î ïðîìåæóòî÷íîì îòâåòå è äîïîë-
íèòåëüíîì çàïðîñå; êîíòðîëüíûå îòìåòêè; äàòà, èíäåêñ îòâå-
òà; àäðåñàò; ñîäåðæàíèå; îòìåòêà î ñíÿòèè ñ êîíòðîëÿ; ïîäïèñü
êîíòðîëåðà; íîìåð äåëà, òîìà, êîëè÷åñòâî ëèñòîâ (íà îáîðîò-
íîé ñòîðîíå).
      Äëÿ èçãîòîâëåíèÿ ÐÊÊ ïðèìåíÿåòñÿ ôîðìàò À5 (148õ210 ìì).
Êîëè÷åñòâî çàïîëíÿåìûõ ÐÊÊ íå äîëæíî ïðåâûøàòü ÷åòûðåõ. Äëÿ
ââîäà â àâòîìàòèçèðîâàííóþ ñèñòåìó ÄÎÓ çàïîëíÿåòñÿ ìàøèíî-
îðèåíòèðîâàííàÿ ÐÊÊ èëè îñóùåñòâëÿåòñÿ îïåðàöèÿ íåïîñðåä-
ñòâåííîãî ââîäà ñ äîêóìåíòà áåç ïðåäâàðèòåëüíîãî çàïîëíåíèÿ
ÐÊÊ.
      Ïðè òðàäèöèîííîì ïîäõîäå ê îáðàáîòêå äîêóìåíòíîé
èíôîðìàöèè ôîðìèðóåòñÿ ñïðàâî÷íàÿ, êîíòðîëüíî-ñïðàâî÷íàÿ
(äëÿ ïèñåì ãðàæäàí) êàðòîòåêè è êàðòîòåêà äîêóìåíòîâ, íàõî-
äÿùèõñÿ íà êîíòðîëå.
      Ïðåäñòàâëÿåòñÿ öåëåñîîáðàçíûì ðàññìîòðåòü ñïåöèôèêó ïî-
ñòðîåíèÿ ýòèõ êàðòîòåê äëÿ ðàöèîíàëèçàöèè äîêóìåíòîîáîðîòà.
      Ñïðàâî÷íàÿ êàðòîòåêà (ôàéë) ñîñòîèò èç äâóõ ÷àñòåé: êàð-
òî÷åê (ìàññèâà) íà íåèñïîëíåííûå äîêóìåíòû (â òîì ÷èñëå è
íàïðàâëåííûå äëÿ îçíàêîìëåíèÿ) è ìàññèâà íà èñïîëíåííûå
äîêóìåíòû.
       ãðóïïå ïîñòóïèâøèõ äîêóìåíòîâ êàðòî÷êè (äàííûå) ñè-
ñòåìàòèçèðóþòñÿ ïî êîððåñïîíäåíòàì, à âíóòðè — ïî ñòðóê-
òóðíûì ïîäðàçäåëåíèÿì, ðóêîâîäèòåëÿì, ñïåöèàëèñòàì, è,
íàêîíåö, — ïî äàòàì ïîñòóïëåíèÿ. Âíóòðè ðàçäåëîâ êàðòî÷êè
ðàñïîëàãàþòñÿ ïî äàòàì ïîñòóïëåíèÿ äîêóìåíòîâ.
      Êîíòðîëüíî-ñïðàâî÷íàÿ êàðòîòåêà ïî ïèñüìåííûì îáðà-
ùåíèÿì ãðàæäàí ôîðìèðóåòñÿ ïî àëôàâèòó ôàìèëèé çàÿâèòåëåé.
Äëÿ îáîáùåíèÿ è àíàëèçà äàííûõ öåëåñîîáðàçíî ââåñòè àíàëè-
òè÷åñêèé ðàçäåë (ïî òåìàòè÷åñêîìó ïðèíöèïó).  ïîäðàçäåëåíèè
àíàëîãè÷íàÿ êàðòîòåêà èìååò ñïðàâî÷íûé ðàçäåë ñ ñèñòåìàòèçà-
öèåé, ðåêîìåíäîâàííîé äëÿ ñïðàâî÷íîé êàðòîòåêè.
      Â óñëîâèÿõ àâòîìàòèçàöèè äîêóìåíòàöèîííûõ ïðîöåññîâ
óêàçàííûå êàðòîòåêè ÿâëÿþòñÿ ñòðàõîâûìè èíôîðìàöèîííû-
ìè ìàññèâàìè è ñðåäñòâàìè ñåðâèñíîãî íàçíà÷åíèÿ. Ïðè ýòîì


                            – 67 –