Теория и практика документной информации. Константинов Ю.Н. - 68 стр.

íåëüçÿ çàáûâàòü î òîì, ÷òî àâòîìàòèçàöèÿ òîëüêî ðåãèñòðà-
öèîííûõ ïðîöåäóð ðåçêî (äî 50 %) ñíèæàåò èõ òðóäîåìêîñòü è
îäíîâðåìåííî ïîâûøàåò îïåðàòèâíîñòü ôîðìèðîâàíèÿ è âåäå-
íèÿ ñïðàâî÷íî-èíôîðìàöèîííîé ñèñòåìû â ðàìêàõ ÀÑ ÄÎÓ.
     Îñíîâíàÿ ÷àñòü ïîñòóïèâøèõ äîêóìåíòîâ (äî 80 %) íà-
ïðàâëÿåòñÿ â ñòðóêòóðíûå ïîäðàçäåëåíèÿ äëÿ èñïîëíåíèÿ (îç-
íàêîìëåíèÿ) è èñïîëüçîâàíèÿ â ðàáîòå. Íà äîêóìåíòàõ, òðåáó-
þùèõ âîçâðàòà, ñòàâèòñÿ øòàìï «ÏÎÄËÅÆÈÒ ÂÎÇÂÐÀÒÓ». Â ÐÊÊ
äåëàåòñÿ îòìåòêà î ïåðåäà÷å äîêóìåíòà: èíäåêñ ïîäðàçäåëåíèÿ,
äàòà, ôàìèëèÿ ïîëó÷èâøåãî äîêóìåíò. Îäèí ýêçåìïëÿð ÐÊÊ
ïîìåùàåòñÿ â ñïðàâî÷íóþ ãðóïïó êàíöåëÿðèè, âòîðîé — ïåðå-
äàåòñÿ â ñëóæáó ÄÎÓ ïîäðàçäåëåíèÿ.
     Äîêóìåíòû, òðåáóþùèå ðàññìîòðåíèÿ ðóêîâîäñòâîì, íà-
ïðàâëÿþòñÿ ñåêðåòàðÿì ðóêîâîäèòåëåé. ÐÊÊ íà äîêóìåíòû ïî-
ìåùàþòñÿ â ñïðàâî÷íóþ è ðàáî÷èå êàðòîòåêè ãðóïïû ðåãèñòðà-
öèè. Ðóêîâîäèòåëü ðàññìàòðèâàåò äîêóìåíòû, êàê ïðàâèëî, â
äåíü ïîñòóïëåíèÿ; ïî ñëîæíûì, ìíîãîàñïåêòíûì âîïðîñàì —
â ñðîê, íå ïðåâûøàþùèé äâóõ äíåé.
     Ðåøåíèå, ïðèíÿòîå ðóêîâîäèòåëåì, îòðàæàåòñÿ â åãî ðå-
çîëþöèè. Êîððåñïîíäåíöèÿ ñ ïîìåòêîé «ËÈ×Íλ âñêðûâàåòñÿ
ñàìèì ðóêîâîäèòåëåì.
     Ïîñëå ðàññìîòðåíèÿ òàêèå ïèñüìà ìîãóò ïåðåäàâàòüñÿ
ðóêîâîäèòåëåì â ãðóïïó ðåãèñòðàöèè.
     Ñðî÷íûå è îñîáî âàæíûå äîêóìåíòû ðåêîìåíäóåòñÿ ïåðå-
äàâàòü ðóêîâîäèòåëÿì äî ðåãèñòðàöèè ñ âîçìîæíûì ïðåäâàðè-
òåëüíûì îçíàêîìëåíèåì ñ èõ ñîäåðæàíèåì êîìïåòåíòíûõ ñïå-
öèàëèñòîâ. Ïîñëå ðàññìîòðåíèÿ ðóêîâîäèòåëåì äîêóìåíòû âîç-
âðàùàþòñÿ â ñëóæáó ÄÎÓ (îáùèé îòäåë, êàíöåëÿðèÿ) äëÿ ïå-
ðåíîñà ðåçîëþöèè â ÐÊÊ è âíåñåíèÿ îòìåòêè î äàëüíåéøåì
ïðîäâèæåíèè äîêóìåíòà, êîòîðûé ñ îäíèì ýêçåìïëÿðîì ÐÊÊ
íàïðàâëÿåòñÿ êîíêðåòíîìó èñïîëíèòåëþ.
     Äîêóìåíòû, ñ êîòîðûìè äîëæíû ðàáîòàòü íåñêîëüêî ïîä-
ðàçäåëåíèé, ïåðåäàþòñÿ èì ïîî÷åðåäíî ïî «êîëüöåâîé ïî÷òå»
(â îðèãèíàëå) èëè îäíîâðåìåííî (â êîïèÿõ). Îðèãèíàë ïåðåäà-
åòñÿ ñïåöèàëèñòó, íàçâàííîìó â ðåçîëþöèè ïåðâûì è îòâåò-
ñòâåííîìó çà âûïîëíåíèå âñåõ çàäàíèé ïî äîêóìåíòó. Â ñòðóê-
òóðíûõ ïîäðàçäåëåíèÿõ ñîáëþäàåòñÿ àíàëîãè÷íûé ïîðÿäîê ðàñ-
ñìîòðåíèÿ äîêóìåíòîâ, êîòîðûå ïîâòîðíî íå ðåãèñòðèðóþòñÿ.
Âñå ìàðøðóòû ïåðåìåùåíèÿ îòðàæàþòñÿ â ÐÊÊ. Â îòäåëüíûõ
ñëó÷àÿõ äîïóñòèìî ðàññìîòðåíèå äîêóìåíòà ïîñëå çàâåðøåíèÿ
                           – 68 –