Теория и практика документной информации. Константинов Ю.Н. - 70 стр.

      - ïåðåäà÷à íà ðàññìîòðåíèå, ïðèíÿòèå ðåøåíèÿ è èñïîë-
íåíèå (äëÿ âíóòðåííèõ äîêóìåíòîâ).
      Ñîñòàâëåíèå îòâåòíîãî èëè èíèöèàòèâíîãî äîêóìåíòà (òåê-
ñòà, ïðåæäå âñåãî) — íà÷àëüíàÿ òâîð÷åñêàÿ îïåðàöèÿ, âõîäÿ-
ùàÿ â ýòàï èñïîëíåíèÿ äîêóìåíòîâ, êîòîðàÿ îñóùåñòâëÿåòñÿ
ðóêîâîäèòåëÿìè è ñïåöèàëèñòàìè â ïðåäåëàõ ñâîåé êîìïåòåí-
öèè. Èíèöèàòèâíûå äîêóìåíòû àäåêâàòíî îòðàæàþò ðåøåíèÿ
ðóêîâîäèòåëåé, ïðèíèìàåìûå ïðè ðåàëèçàöèè óïðàâëåí÷åñêèõ
ôóíêöèé. Äîëÿ âñåãî îáúåìà òâîð÷åñêèõ îïåðàöèé íà ýòàïå èñ-
ïîëíåíèÿ äîêóìåíòîâ îáû÷íî íå ïðåâûøàåò 10—12 %.
      Îñòàëüíûå îïåðàöèè ñ äîêóìåíòíîé èíôîðìàöèåé èìåþò
ôîðìàëüíî-ëîãè÷åñêèé è òåõíîëîãè÷åñêèé õàðàêòåð è ñâÿçàíû ñ
ìíîãîêðàòíûì ðåäàêòèðîâàíèåì, ïåðåïå÷àòêîé, ñ÷èòûâàíèåì è
ïðàâêîé òåêñòà, ïåðåìåùåíèåì äîêóìåíòà ïî âåðòèêàëè óïðàâëå-
íèÿ â ïðîöåññå ñîãëàñîâàíèÿ, ïîäïèñàíèÿ è óòâåðæäåíèÿ.
      Ìíîãèå ïîñòóïèâøèå äîêóìåíòû íå òðåáóþò îòâåòà è ïðåä-
íàçíà÷åíû äëÿ ïðàêòè÷åñêîãî ïðèìåíåíèÿ (íîðìàòèâíî-ìåòî-
äè÷åñêèå, èíñòðóêòèâíûå è äð.), èíôîðìèðîâàíèÿ ïî îñíîâ-
íûì âîïðîñàì äåÿòåëüíîñòè, îáîáùåíèÿ è îòðàæåíèÿ â ïëàíî-
âûõ, îò÷åòíûõ è äðóãèõ äîêóìåíòàõ. Ðåçóëüòàò ïðàêòè÷åñêîãî
èñïîëüçîâàíèÿ äîêóìåíòíîé èíôîðìàöèè óêàçûâàåòñÿ íà ñà-
ìîì äîêóìåíòå è â ÐÊÊ (òèïîâûå çàïèñè: «îòðàæåíî â ïðèêà-
çå», «îçíàêîìëåí», «âêëþ÷åíî â ïðîãðàììó») ñ óêàçàíèåì äàòû
è ðàçìåùåíèåì ïîäïèñè îòâåòñòâåííîãî ëèöà.
       ðÿäå ñëó÷àåâ öåëåñîîáðàçíî îòêàçûâàòüñÿ îò îôîðìëå-
íèÿ îòâåòíûõ äîêóìåíòîâ, ñîîáùàÿ íåîáõîäèìûå ñâåäåíèÿ ïî
òåëåôîíó. Òåëåôîííûå ïåðåãîâîðû ïîçâîëÿþò ðàçúÿñíèòü äîïîë-
íèòåëüíûå âîïðîñû è èçáåæàòü äàëüíåéøåé ïåðåïèñêè. Âîçâðà-
ùàåìûå äîêóìåíòû îôîðìëÿþòñÿ ðåçîëþöèåé è ïå÷àòüþ è êî-
ïèðóþòñÿ ñðåäñòâàìè îïåðàòèâíîé ïîëèãðàôèè äëÿ âíåñåíèÿ â
ñîîòâåòñòâóþùåå äåëî (äîñüå).
      Ïðè ñîñòàâëåíèè äîêóìåíòîâ òðàäèöèîííûìè ñïîñîáàìè
ðåêîìåíäóåòñÿ ïðèìåíÿòü ñáîðíèêè (òåìàòè÷åñêèå ïîäáîðêè)
òèïîâûõ òðàôàðåòíûõ òåêñòîâ è äèêòîôîííóþ òåõíèêó.
      Ïðîöåññ ñîñòàâëåíèÿ, ðåäàêòèðîâàíèÿ, èçãîòîâëåíèÿ äî-
êóìåíòîâ â àâòîìàòèçèðîâàííûõ ñèñòåìàõ äîêóìåíòíîé èíôîð-
ìàöèè êîîðäèíèðóåòñÿ ó ñïåöèàëèñòà, îñíàùåííîãî ÀÐÌ. Ðàáî-
òàÿ â ñèñòåìíîì ðåæèìå, ñïåöèàëèñò, ïîìèìî ìàøèííîãî äèà-
ëîãà ñ ÁÄ òèïîâûõ òåêñòîâ è ðåêâèçèòîâ äîêóìåíòîâ, ìîæåò âû-
âîäèòü íà äèñïëåé íåîáõîäèìûå ñïðàâî÷íûå è íîðìàòèâíûå äàí-
                            – 70 –