Теория и практика документной информации. Константинов Ю.Н. - 72 стр.

      Èíäåêñ èíèöèàòèâíîãî ïèñüìà ñòðîèòñÿ íà îñíîâå òåõ æå
ïðàâèë, ÷òî è èíäåêñ ïîñòóïèâøåãî äîêóìåíòà, îäíàêî ìîæåò
äîïîëíÿòüñÿ è èíäåêñîì ïîäðàçäåëåíèÿ — àâòîðà äîêóìåíòà.
Èíäåêñû ïðèêàçîâ, ïðîòîêîëîâ è àêòîâ ñîñòîÿò èç èõ ïîðÿäêî-
âûõ íîìåðîâ è èíäåêñîâ äåë ïî íîìåíêëàòóðå. Äîêóìåíòû, íå
îòïðàâëÿåìûå çà ïðåäåëû îðãàíèçàöèè, êàê ïðàâèëî, ïîðÿäêî-
âîãî íîìåðà íå èìåþò, à èíäåêñèðóþòñÿ ïî íîìåíêëàòóðå. Èí-
äåêñ ïðîñòàâëÿåòñÿ â áëàíêå è ÐÊÊ.
      Îòâåòíîìó äîêóìåíòó ïðèñâàèâàåòñÿ èíäåêñ ïîñòóïèâøå-
ãî äîêóìåíòà ñ äîáàâëåíèåì î÷åðåäíîãî ïîðÿäêîâîãî íîìåðà â
êëàññèôèêàöèîííîé ãðóïïå. Îòäåëüíàÿ ÐÊÊ íà íåå íå çàïîë-
íÿåòñÿ. Ôàêò îòïðàâêè îòâåòíîãî äîêóìåíòà ôèêñèðóåòñÿ ÐÊÊ
ñîîòâåòñòâóþùåãî âõîäÿùåãî äîêóìåíòà.
      Íà èíèöèàòèâíûå, îòïðàâëÿåìûå è âíóòðåííèå äîêóìåí-
òû çàïîëíÿþòñÿ ÐÊÊ ñ âêëþ÷åíèåì â ðóáðèêó íåèñïîëíåííûõ
äîêóìåíòîâ ðàçäåëà ñïðàâî÷íîé êàðòîòåêè (ãðóïïà êîððåñïîí-
äåíòîâ èëè àäðåñàòîâ). Êàðòî÷êè íà ðàñïîðÿäèòåëüíûå äîêó-
ìåíòû ìîãóò ñòàòü áàçîé ôîðìèðîâàíèÿ òåìàòè÷åñêèõ (êîäè-
ôèêàöèîííûõ) êàðòîòåê, ôàéëîâ.
      Ðàñïîðÿäèòåëüíûå, èíñòðóêòèâíûå äîêóìåíòû, ïðîòîêî-
ëû ðàññûëàþòñÿ â âèäå êñåðîêîïèé èëè çàâåðåííûõ âûïèñîê
(ôðàãìåíòîâ). Ðàññûëêà îñóùåñòâëÿåòñÿ ïî îðãàíèçàöèÿì è ïðåä-
ïðèÿòèÿì ïî÷òîé, ïî ñòðóêòóðíûì ïîäðàçäåëåíèÿì — êóðüå-
ðàìè («êîëüöåâîé ïî÷òîé») èëè óïîëíîìî÷åííûìè ëèöàìè.
Äîêëàäíûå çàïèñêè, ñïðàâêè è äðóãèå ïîäîáíûå äîêóìåíòû
ïåðåäàþòñÿ àäðåñàòàì âíóòðè ó÷ðåæäåíèÿ â ïîäëèííèêàõ.
      Ðàáîòà ñ äîêóìåíòàìè, íñ îòïðàâëÿåìûìè çà ïðåäåëû
îðãàíèçàöèè (âíóòðåííèìè äîêóìåíòàìè), ñîîòâåòñòâóåò òåõ-
íîëîãèè îáðàáîòêè è äâèæåíèÿ âõîäÿùèõ äîêóìåíòîâ. Ïðè ïå-
ðåäà÷å ðàçëè÷íûì çâåíüÿì óïðàâëåíèÿ îíè êîìïëåêòóþòñÿ ýê-
çåìïëÿðàìè ÐÊÊ, ÷òî ïîçâîëÿåò èñêëþ÷èòü ïîâòîðíóþ ðåãèñò-
ðàöèþ â ñòðóêòóðíûõ ïîäðàçäåëåíèÿõ.
      Îòïðàâêà äîêóìåíòîâ âåäåòñÿ, êàê ïðàâèëî, ýêñïåäèöè-
åé, à â íåáîëüøèõ îðãàíèçàöèÿõ — ñåêðåòàðåì. Äîêóìåíòû äîë-
æíû áûòü íàïðàâëåíû àäðåñàòàì â äåíü ïîäïèñàíèÿ. Äëÿ ýêñïå-
äèðîâàíèÿ äîêóìåíòíîé èíôîðìàöèè ïðåäâàðèòåëüíî îñóùå-
ñòâëÿþòñÿ ñëåäóþùèå îïåðàöèè:
      - ïðîâåðêà ïðàâèëüíîñòè êîìïëåêòîâàíèÿ è îôîðìëåíèÿ
äîêóìåíòîâ;


                            – 72 –