Теория и практика документной информации. Константинов Ю.Н. - 99 стр.

êè îïðåäåëåíû ÃÎÑÒîì 17.914—72 «Îáëîæêè äåë äëèòåëüíî-
ãî ïîëüçîâàíèÿ». Åñëè â äåëå èìåþòñÿ îñîáî öåííûå äîêóìåí-
òû, ïðèëîæåíèÿ ê îñíîâíîìó äîêóìåíòó è ò. ï., íàëè÷èå êî-
òîðûõ íå ìîæåò ðàñïîçíàâàòüñÿ ïî çàãîëîâêó äåëà, òî ê çàãî-
ëîâêó äîáàâëÿåòñÿ àííîòàöèÿ, îôîðìëÿåìàÿ ïîñëå çàãîëîâêà
ñ êðàñíîé ñòðîêè.
      Íàïðèìåð: «Îò÷åò î ðàáîòå ýêîíîìè÷åñêîé ëàáîðàòîðèè çà
1999 ãîä. Ê îò÷åòó ïðèëîæåíà ñïðàâêà ðåòðîñïåêòèâíîãî àíàëè-
çà ðàáîòû ëàáîðàòîðèè ñ ìîìåíòà åå ñîçäàíèÿ â 1980 ãîäó».
      Êîëè÷åñòâî ëèñòîâ â äåëå âûíîñèòñÿ íà îáëîæêó èç äàí-
íûõ çàâåðèòåëüíîé íàäïèñè äåëà. Àðõèâíûé øèôð ïðîñòàâëÿ-
åòñÿ â àðõèâå îðãàíèçàöèè (íîìåð ôîíäà, îïèñè, äåëà).
      Ñîñòàâëåíèå îïèñåé.
      Â ñîîòâåòñòâèè ñ ÃÎÑÒîì 16487—83 «Äåëîïðîèçâîäñòâî è
àðõèâíîå äåëî. Òåðìèíû è îïðåäåëåíèÿ» ïîä îïèñüþ ïîíèìàþò
«àðõèâíûé ñïðàâî÷íèê, ñîäåðæàùèé ñèñòåìàòèçèðîâàííûé ïå-
ðå÷åíü åäèíèö õðàíåíèÿ, à òàêæå ïðåäíàçíà÷åííûé äëÿ èõ ó÷å-
òà è çàêðåïëåíèÿ ñèñòåìàòèçàöèè». È ïî ñåé äåíü îïèñü ôàêòè-
÷åñêè ÿâëÿåòñÿ îñíîâíûì ó÷åòíûì è ñïðàâî÷íûì ïîñîáèåì â
ðàáîòå ñ äîêóìåíòíîé èíôîðìàöèåé â òåõíîëîãèè äåëîïðîèç-
âîäñòâà è â àðõèâå. Íà äåëà ïîñòîÿííîãî õðàíåíèÿ, ñî ñðîêàìè
õðàíåíèÿ áîëåå 10 ëåò è äåëà ïî ëè÷íîìó ñîñòàâó îïèñè ñîñòàâ-
ëÿþòñÿ ðàçäåëüíî. Åñëè äåëà îáîáùàþò çà íåñêîëüêî ëåò, òî
ñíà÷àëà èõ ðàñêëàäûâàþò ïî ãîäàì, à â ïðåäåëàõ ãîäà — ïî
ñòðóêòóðíûì ïîäðàçäåëåíèÿì.  òàêîì ñëó÷àå ðåàëèçóåòñÿ õðî-
íîëîãè÷åñêî-ñòðóêòóðíàÿ ñèñòåìàòèçàöèÿ.
      Âíóòðè êàæäîé ñòðóêòóðíîé ÷àñòè äåëà ðàñïîëàãàþòñÿ
ïî ïðèîðèòåòó (çíà÷èìîñòè) ñîäåðæàùèõñÿ â íèõ äîêóìåí-
òîâ. Ïðè ñèñòåìàòèçàöèè ñàìèõ äåë ïîëüçóþòñÿ íîìåíêëàòó-
ðîé äåë èëè âåäîìñòâåííûì ïåðå÷íåì äîêóìåíòîâ ñ óêàçà-
íèåì ñðîêîâ õðàíåíèÿ.
      Ëè÷íûå äåëà, ëè÷íûå êàðòî÷êè óâîëåííûõ, íåâîñòðåáî-
âàííûå òðóäîâûå êíèæêè ñèñòåìàòèçèðóþòñÿ ñòðîãî ïî àëôà-
âèòó. Ïî êàæäîìó äåëó â îïèñü âíîñÿòñÿ: ïîðÿäêîâûé íîìåð,
èíäåêñ, çàãîëîâîê (àííîòàöèÿ), äàòà, êîëè÷åñòâî ëèñòîâ ïðè-
ëîæåíèÿ. Â îïèñè äåë ñî ñðîêàìè õðàíåíèÿ ñâûøå 10 ëåò ïåðåä
ïðèìå÷àíèåì ïîìåùàåòñÿ ãðàôà «Ñðîê õðàíåíèÿ äåëà». Äàííûå
ïåðåíîñÿòñÿ ñ îáëîæêè äåëà, à äåëà âíîñÿòñÿ â îïèñü â òîì
ïîðÿäêå, â êîòîðîì îíè áûëè ñèñòåìàòèçèðîâàíû. Êàæäîå äåëî


                           – 99 –