Теория и практика документной информации. Константинов Ю.Н. - 97 стр.

âåðñàëüíîñòè äîêóìåíòîâ, î êðèòåðèÿõ îòáîðà ïî ïðîèñõîæ-
äåíèþ, ñîäåðæàíèþ è âíåøíèì îñîáåííîñòÿì äîêóìåíòîâ.
      Êîíêðåòíî ñðîêè õðàíåíèÿ äîêóìåíòíîé èíôîðìàöèè
îïðåäåëÿþòñÿ ñ ïîìîùüþ ñïåöèàëüíî ðàçðàáîòàííûõ è íàó÷íî
îáîñíîâàííûõ ïåðå÷íåé äîêóìåíòîâ. Òèïîâûå ïåðå÷íè óñòàíàâ-
ëèâàþò, êàê ïðàâèëî, ñðîêè õðàíåíèÿ, õàðàêòåðíûå äëÿ áîëü-
øèíñòâà îðãàíèçàöèé è îòðàæàþò îðãàíèçàöèîííî-ôóíêöèî-
íàëüíûå âîïðîñû èõ ïðàêòè÷åñêîé äåÿòåëüíîñòè (ðóêîâîäñòâî,
ïëàíèðîâàíèå, ó÷åò, êîíòðîëü, îò÷åòíîñòü, ôèíàíñèðîâàíèå,
îðãàíèçàöèÿ òðóäîâîãî, ìàòåðèàëüíî-òåõíè÷åñêîãî îáåñïå÷å-
íèÿ è ò. ï.)
      Ðàçóìååòñÿ, òèïîâûå ïåðå÷íè íå ñïîñîáíû ïîëíîñòüþ
îõâàòèòü âñå ìíîãîîáðàçèå äîêóìåíòíîé èíôîðìàöèè. Ïî ýòîé
ïðè÷èíå íà áàçå òèïîâûõ âåäîìñòâåííûìè îðãàíàìè ðàçðàáà-
òûâàþòñÿ ïåðå÷íè îòðàñëåâîãî è ìåæîòðàñëåâîãî õàðàêòåðà. Â
çàâèñèìîñòè îò çíà÷èìîñòè (âàæíîñòè, àêòóàëüíîñòè) äîêó-
ìåíòîâ óñòàíàâëèâàþòñÿ äèôôåðåíöèðîâàííûå (ïîñòîÿííûå èëè
âðåìåííûå) ñðîêè õðàíåíèÿ: ãîä, òðè ãîäà, ïÿòü, äåñÿòü ëåò è
ò. ä. Ñðîê õðàíåíèÿ èñ÷èñëÿåòñÿ ïî ñîñòîÿíèþ íà 1 ÿíâàðÿ ãîäà,
ñëåäóþùåãî çà ãîäîì îêîí÷àíèÿ äåëà.
      Ýêñïåðòèçó öåííîñòè äîêóìåíòîâ íåìûñëèìî ïðîâîäèòü
òîëüêî ïî çàãîëîâêàì äåë (÷òî, ê ñîæàëåíèþ, íå ðåäêîñòü íà
ïðàêòèêå), òàê êàê â òå÷åíèå ãîäà ïðè ôîðìèðîâàíèè äåë ìî-
ãóò áûòü äîïóùåíû îøèáêè ðàçëè÷íîãî õàðàêòåðà.  ñâÿçè ñ ýòèì
íåîáõîäèì òùàòåëüíûé àíàëèç ôàêòè÷åñêîãî ñîäåðæàíèÿ äåëà
ïóòåì ôðîíòàëüíîãî, ïîëèñòíîãî ïðîñìîòðà, êîòîðûé ìîæåò
ïðèâåñòè ê ïåðåîôîðìëåíèþ âñåãî ìàññèâà äîêóìåíòîâ ñ âû-
äåëåíèåì åäèíèö ïîñòîÿííîãî è âðåìåííîãî õðàíåíèÿ.
      Îòå÷åñòâåííàÿ ïðàêòèêà àðõèâîâåäåíèÿ âûäåëÿåò (ñ ïî-
çèöèé õðàíåíèÿ) ÷åòûðå ãðóïïû äåë:
      - ïîñòîÿííîãî õðàíåíèÿ, ïîäëåæàùèå ïåðåäà÷å Ãîñàðõèâó
Ðîññèéñêîé Ôåäåðàöèè;
      - äëèòåëüíîãî õðàíåíèÿ (ñâûøå 10 ëåò) â àðõèâå îðãàíè-
çàöèè;
      - âðåìåííîãî õðàíåíèÿ (äî 10 ëåò);
      - ïîäëåæàùèå óíè÷òîæåíèþ (ïî èñòå÷åíèè ñðîêîâ õðàíåíèÿ).
      Îôîðìëåíèå ñàìèõ äåë íå ìîæåò ñîñòîÿòüñÿ áåç óòî÷íå-
íèÿ ñðîêîâ õðàíåíèÿ äîêóìåíòîâ. Äåëà ñ ïîñòîÿííûì è äîëãî-
âðåìåííûì ñðîêàìè õðàíåíèÿ ãîòîâÿò ê ñäà÷å â àðõèâ îðãàíè-
çàöèè-ñîçäàòåëÿ è ïîëó÷àòåëÿ äîêóìåíòíîé èíôîðìàöèè.
                            – 97 –