Теория и практика документной информации. Константинов Ю.Н. - 95 стр.

     Ïîäãîòîâêà äåë è ñäà÷à èõ â àðõèâ âêëþ÷àåò â ñåáÿ: ïðîâå-
äåíèå ýêñïåðòèçû íàó÷íîé è ïðàêòè÷åñêîé öåííîñòè äîêóìåí-
òîâ, îôîðìëåíèå äåë, ñîñòàâëåíèå îïèñåé íà äåëà ñ ïîñòîÿí-
íûì è äîëãîâðåìåííûì ñðîêàìè õðàíåíèÿ. Ýòè ðàáîòû ïðîâî-
äÿòñÿ ïîä êîíòðîëåì è ìåòîäè÷åñêèì ðóêîâîäñòâîì ñîòðóäíè-
êîâ àðõèâà îðãàíèçàöèè.
     Ýêñïåðòèçà öåííîñòè äîêóìåíòîâ. Áîëüøàÿ ÷àñòü äîêóìåí-
òîâ íåñåò èíôîðìàöèþ, èìåþùóþ ðàçîâîå çíà÷åíèå, ïîñëå
èñïîëüçîâàíèÿ êîòîðîé äîêóìåíòû òåðÿþò ñâîþ àêòóàëüíîñòü.
     Äðóãèå äîêóìåíòû ñîäåðæàò èíôîðìàöèþ, êîòîðàÿ ìîæåò
ïîòðåáîâàòüñÿ â îáîçðèìîì áóäóùåì. Îïðåäåëåííàÿ ãðóïïà äîêó-
ìåíòîâ ñîäåðæèò èíôîðìàöèþ, öåííóþ è â íàó÷íîì, è â ïðàê-
òè÷åñêîì îòíîøåíèÿõ. Òàêèå äîêóìåíòû, åñòåñòâåííî, äîëæíû
õðàíèòüñÿ ïîñòîÿííî.
     Äëÿ îïòèìàëüíîãî îòáîðà öåííûõ äîêóìåíòîâ è ïðîâî-
äèòñÿ ýêñïåðòèçà ñ ïîçèöèé îïðåäåëåíèÿ ãîñóäàðñòâåííîãî,
ñîöèàëüíî-êóëüòóðíîãî è èíîãî çíà÷åíèÿ äîêóìåíòîâ ñ öåëüþ
îòáîðà èõ íà ãîñóäàðñòâåííîå õðàíåíèå èëè óñòàíîâëåíèÿ ñðî-
êîâ èõ õðàíåíèÿ (ÃÎÑÒ 16. 487—83).
     Ýêñïåðòèçà öåííîñòè äîêóìåíòîâ ïðîâîäèòñÿ ïîýòàïíî,
íà÷èíàÿ ñ òåêóùåãî äåëîïðîèçâîäñòâà è çàâåðøàÿ ãîñóäàð-
ñòâåííûì àðõèâîì.
     1 ýòàï — ñîñòàâëåíèå íîìåíêëàòóðû, ïðåäîïðåäåëÿþùåé
ñðîêè õðàíåíèÿ ñîçäàâàåìûõ äîêóìåíòîâ.
     2 ýòàï — ïîäãîòîâêà äîêóìåíòîâ ê ñäà÷å â àðõèâ îðãà-
íèçàöèè.
     3 ýòàï — óòî÷íåíèå öåííîñòè äîêóìåíòîâ ïðè ïåðåäà÷å èõ
íà ïîñòîÿííîå õðàíåíèå èç àðõèâà îðãàíèçàöèè â ãîñó-
äàðñòâåííûé àðõèâ.
     Ýêñïåðòèçà öåííîñòè äîêóìåíòîâ â îðãàíèçàöèè ïðîâî-
äèòñÿ ïîä ðóêîâîäñòâîì ïîñòîÿííî äåéñòâóþùåé ýêñïåðòíîé
êîìèññèè. Â êðóïíûõ îðãàíèçàöèÿõ ñî ñëîæíîé îðãàíèçàöèîí-
íî-ôóíêöèîíàëüíîé ñòðóêòóðîé äåéñòâóþò öåíòðàëüíûå ýêñ-
ïåðòíûå êîìèññèè, îáúåäèíÿþùèå è êîîðäèíèðóþùèå ðàáîòó
ýêñïåðòíûõ êîìèññèé ïîäðàçäåëåíèé. Êîìèññèÿ ñîçäàåòñÿ ïðè-
êàçîì ðóêîâîäèòåëÿ èç íàèáîëåå êâàëèôèöèðîâàííûõ ñïåöèà-
ëèñòîâ, à òàêæå çàâåäóþùåãî êàíöåëÿðèåé, âåäîìñòâåííûì
àðõèâîì è ãëàâíîãî áóõãàëòåðà. Îñíîâíûìè çàäà÷àìè ýêñïåðò-
íîé êîìèññèè ÿâëÿþòñÿ:


                            – 95 –