Теория и практика документной информации. Константинов Ю.Н. - 93 стр.

                      3. Õðàíåíèå äåë
     Äåëà ñ÷èòàþòñÿ çàâåäåííûìè (îòêðûòûìè äëÿ ôîðìèðî-
âàíèÿ) ñ ìîìåíòà âêëþ÷åíèÿ â íèõ ïåðâîãî èñïîëíåííîãî äî-
êóìåíòà.
     Õðàíåíèå äîêóìåíòîâ îáåñïå÷èâàåòñÿ ðàçëè÷íûìè ñïîñî-
áàìè, íî ÷àùå âñåãî òðàäèöèîííî: â çàïèðàþùèõñÿ øêàôàõ è
ñåéôàõ, â âåðòèêàëüíîì ïîëîæåíèè. Íà êîðåøêå äåëà ïðîñòàâ-
ëÿåòñÿ èíäåêñ ïî íîìåíêëàòóðå, à íà âíóòðåííåé äâåðöå øêà-
ôà — íîìåíêëàòóðà äåë.
     Ïîñëåäîâàòåëüíîñòü ðàñïîëîæåíèÿ äåë íà ïîëêàõ (ñòåë-
ëàæàõ) äîëæíà òî÷íî ñîîòâåòñòâîâàòü íîìåíêëàòóðå äåë. Ïîèñê
íåîáõîäèìîãî äîêóìåíòà îñóùåñòâëÿåòñÿ âíà÷àëå ïî íîìåðó
íóæíîãî äåëà (ïî íîìåíêëàòóðå), à çàòåì ïî íîìåðó ñîîòâåò-
ñòâóþùåé ïàïêè ñ äîêóìåíòàìè.
     Äëÿ äåë ñ îñîáî öåííûìè è âàæíûìè äîêóìåíòàìè (ïðî-
òîêîëàìè, ïðèêàçàìè, ëè÷íûìè äåëàìè, òðóäîâûìè êíèæêà-
ìè è ò. ä.) ñîñòàâëÿåòñÿ è ñèñòåìàòè÷åñêè âåäåòñÿ âíóòðåííÿÿ
îïèñü, ïîìåùàåìàÿ, êàê ïðàâèëî, â íà÷àëå äåëà. Îïèñü ñîäåð-
æèò èíäåêñ äîêóìåíòà, åãî äàòèðîâêó, êðàòêîå ñîäåðæàíèå è
íîìåð ëèñòà.
     Äåëà ïîñòîÿííîãî ñðîêà õðàíåíèÿ ãðóïïèðóþòñÿ îòäåëüíî
îò äîêóìåíòîâ âðåìåííûõ ñðîêîâ õðàíåíèÿ. Ïîäëèííèêè îòäå-
ëÿþòñÿ îò êîïèé, ãîäîâûå ïëàíû è îò÷åòû — îò ìåñÿ÷íûõ è
êâàðòàëüíûõ, óòâåðæäåííûå äîêóìåíòû — îò ïðîåêòîâ, ïðèêà-
çû, ðàñïîðÿæåíèÿ, óêàçàíèÿ âûøåñòîÿùèõ îðãàíîâ, ñâÿçàííûå
ñ ïðÿìîé äåÿòåëüíîñòüþ îðãàíèçàöèè, — îò òàêîãî æå òèïà
îðãàíèçàöèîííî-ðàñïîðÿäèòåëüíûõ äîêóìåíòîâ, ïðèñëàííûõ
äëÿ ñâåäåíèÿ.
     Ïðèëîæåíèÿ ãðóïïèðóþòñÿ âìåñòå ñ äîêóìåíòàìè, ê êî-
òîðûì îíè îòíîñÿòñÿ. Ïðèêàçû ïî îñíîâíîé äåÿòåëüíîñòè ôîð-
ìèðóþòñÿ â äåëà è õðàíÿòñÿ îòäåëüíî îò ïðèêàçîâ ïî ëè÷íîìó
ñîñòàâó.
     Åñëè â íà÷àëå êàëåíäàðíîãî ãîäà ïîòðåáîâàëñÿ êîíêðåò-
íûé äîêóìåíò (óæå âêëþ÷åííûé â äåëî), îí ìîæåò áûòü èçâëå-
÷åí òîëüêî ëèöîì, îòâåòñòâåííûì çà ôîðìèðîâàíèå è õðàíåíèå
äåë, à íà åãî ìåñòî ïîìåùàåòñÿ ëèñò ñ óêàçàíèåì àäðåñàòà, äàòû
è ñðîêà âûäà÷è äîêóìåíòà. Ïðè âûäà÷å æå öåëîãî äåëà ñîñòàâëÿ-



                            – 93 –