Теория и практика документной информации. Константинов Ю.Н. - 92 стр.

íåíèè. Åñëè äîêóìåíòû íå âïèñûâàþòñÿ â óòâåðæäåííóþ íî-
ìåíêëàòóðó, òî îíè îôîðìëÿþòñÿ ïîä ðåçåðâíûì íîìåðîì.
      Äîêóìåíòû ôîðìèðóþòñÿ â äåëî â îäíîì ýêçåìïëÿðå, çà
èñêëþ÷åíèåì ÷åðíîâûõ è äóïëåòíûõ ýêçåìïëÿðîâ îñîáî âàæ-
íûõ èç íèõ. Êîïèè ïîäøèâàþòñÿ â òîì ñëó÷àå, åñëè îíè ñîäåð-
æàò ïîìåòû (âèçû, ðåçîëþöèè, äîïîëíåíèÿ), äîïîëíÿþùèå
äàííûå ïåðâîãî ýêçåìïëÿðà.
      Òîëùèíà êàæäîãî äåëà íå äîëæíà ïðåâûøàòü 250 ëèñòîâ
(30—40 ìì). Ñ ïîÿâëåíèåì äîïîëíèòåëüíûõ äîêóìåíòîâ ôîðìè-
ðóþòñÿ íîâûå òîìà. Äîêóìåíòû ôîðìèðóþòñÿ â îáúåìå îäíîãî
êàëåíäàðíîãî ãîäà. Èñêëþ÷åíèå ñîñòàâëÿþò ïåðåõîäÿùèå (ñóäåá-
íûå, àðáèòðàæíûå, ëè÷íûå) äåëà, ôîðìèðóåìûå â òå÷åíèå âñåãî
ïåðèîäà, â òîì ÷èñëå è ðàáîòû êîíêðåòíîãî äîëæíîñòíîãî ëèöà.
Äîêóìåíòû âûáîðíûõ îðãàíîâ è ïîñòîÿííûõ êîìèññèé ôîðìè-
ðóþòñÿ çà ïåðèîä èõ ñîçûâà, â ó÷åáíûõ çàâåäåíèÿõ — ïî ó÷åá-
íûì ãîäàì, â òåàòðàõ — ïî òåàòðàëüíûì ñåçîíàì è ò. ä.
      Äîñòàòî÷íî ñïåöèôè÷íû ïî ôîðìèðîâàíèþ äîêóìåíòû îð-
ãàíîâ çäðàâîîõðàíåíèÿ (èñòîðèè áîëåçíè), èçäàòåëüñòâ (äåëà
íà ðóêîïèñè), òåëåâèçèîííûõ è êèíîêîìïàíèé (ôèëüìû è êî-
ïèè) è ò. ä.
      Ïëàíîâî-îò÷åòíàÿ äîêóìåíòàöèÿ íåçàâèñèìî îò âðåìåíè åå
ñîçäàíèÿ ïîìåùàåòñÿ â äåëî òîãî ãîäà, ê êîòîðîìó îíà îòíîñèòñÿ.
      Âíóòðè äåëà äîêóìåíòû ðàçìåùàþòñÿ â õðîíîëîãè÷åñêîì
ïîðÿäêå, ñî÷åòàÿñü ñ âîïðîñíî-ëîãè÷åñêèì, ò. å. äîêóìåíòû ïîä-
øèâàþòñÿ ïî ìåðå ðåøåíèÿ âîïðîñà, ïðè÷åì ïðè ôîðìèðîâà-
íèè ïåðåïèñêè äîêóìåíò-îòâåò ïîäøèâàåòñÿ çà äîêóìåíòîì-
çàïðîñîì.
      Õðîíîëîãè÷åñêîå ðàñïîëîæåíèå õàðàêòåðíî äëÿ èíè-
öèàòèâíûõ äîêóìåíòîâ. Ïðèêàçû, ðàñïîðÿæåíèÿ, ïîñòàíîâëå-
íèÿ ôîðìèðóþòñÿ ñòðîãî ïî õðîíîëîãèè. Àëôàâèòíàÿ ñèñòåìà-
òèçàöèÿ îäíîðîäíûõ äîêóìåíòîâ îñóùåñòâëÿåòñÿ âíóòðè äåë ïðè
èñïîëüçîâàíèè òàêèõ ãðóïïîâûõ ïðèçíàêîâ, êàê ôàìèëèè àâ-
òîðîâ, íàçâàíèÿ îðãàíèçàöèé, êîððåñïîíäåíòîâ, íàèìåíîâà-
íèÿ àäìèíèñòðàòèâíî-òåððèòîðèàëüíûõ åäèíèö è ò. ä. Äîêóìåí-
òû ñ ïîðÿäêîâîé íóìåðàöèåé (áèëåòû, êâèòàíöèè, íàêëàäíûå
è ò. ï.) ãðóïïèðóþòñÿ â íóìåðàöèîííîì ïîðÿäêå.
      Äåëà ïî ïèñüìåííûì îáðàùåíèÿì ãðàæäàí (çàÿâëåíèÿ,
ïðîñüáû, æàëîáû) ôîðìèðóþòñÿ îòäåëüíî îò îáùåé ïåðåïèñ-
êè îðãàíèçàöèè.


                             – 92 –