Теория и практика документной информации. Константинов Ю.Н. - 91 стр.

     ãðàôà 3 — êîëè÷åñòâî òîìîâ,
     ãðàôà 4 — ñðîê õðàíåíèÿ äîêóìåíòîâ,
     ãðàôà 5 — ïðèìå÷àíèå (îá óíè÷òîæåíèè äåë, ïåðåäà÷å â
àðõèâ).
      ñëó÷àÿõ, êîãäà îðãàíèçàöèÿ â ñèëó ñâîåãî ñòàòóñà è ïîä-
÷èíåííîñòè íå ñäàåò äîêóìåíòû íà ãîñóäàðñòâåííîå õðàíåíèå,
åå íîìåíêëàòóðà äîëæíà ñîãëàñîâûâàòüñÿ ñ ýêñïåðòíîé êîìèñ-
ñèåé âûøåñòîÿùåé îðãàíèçàöèè (âåäîìñòâåííîé, ðåãèîíàëü-
íîé).
     Êàê ïðàâèëî, íîìåíêëàòóðà äåë ââîäèòñÿ â äåéñòâèå ñ 1
ÿíâàðÿ ñëåäóþùåãî êàëåíäàðíîãî ãîäà. Ïðè íåèçìåííîñòè ôóí-
êöèé è öåëåé îðãàíèçàöèè íîìåíêëàòóðà îñòàåòñÿ ïîñòîÿííîé,
íî ïîäëåæèò ðåäàêòèðîâàíèþ, ïåðåñîñòàâëåíèþ è ñîãëàñîâà-
íèþ íå ðåæå îäíîãî ðàçà â ïÿòèëåòèå. Åæåãîäíî â íîìåíêëàòó-
ðå äåëàåòñÿ èòîãîâàÿ çàïèñü î êàòåãîðèÿõ è êîëè÷åñòâå çàâåäåí-
íûõ äåë.


                  2. Ôîðìèðîâàíèå äåë
     Ïîä ôîðìèðîâàíèåì äåë ïîíèìàåòñÿ îòíåñåíèå äåë ê îï-
ðåäåëåííîìó êîìïëåêñó è èõ ñèñòåìàòèçàöèÿ âíóòðè äåëà, ïî-
ñâÿùåííîãî êîíêðåòíîìó âèäó è êëàññó äîêóìåíòíîé èíôîð-
ìàöèè.
     Äåëà ôîðìèðóþòñÿ è õðàíÿòñÿ, êàê ïðàâèëî, â ñòðóêòóð-
íûõ ïîäðàçäåëåíèÿõ, ÿâëÿþùèõñÿ ìåñòîì ñîçäàíèÿ è îáðàáîò-
êè äîêóìåíòîâ. Ïðè ýòîì ñëåäóåò ðóêîâîäñòâîâàòüñÿ ïðàâèëîì:
îðãàíèçàöèîííî-ðàñïîðÿäèòåëüíûå è âàæíåéøèå âíóòðåííèå
äîêóìåíòû, ïåðåïèñêà ðóêîâîäñòâà ôîðìèðóþòñÿ â öåíòðàëè-
çîâàííîé ñëóæáå ÄÎÓ. Â íåáîëüøèõ îðãàíèçàöèÿõ — ó ñåêðåòà-
ðÿ, ïîìîùíèêà, ðåôåðåíòà ðóêîâîäèòåëÿ.
     Íà êàæäîå ïîèìåíîâàííîå â íîìåíêëàòóðå äåëî ê êîíöó
ãîäà çàâîäèòñÿ ïàïêà (äîñüå), íà êîòîðóþ ïåðåíîñèòñÿ çàãîëî-
âîê, óêàçûâàåòñÿ íàçâàíèå îðãàíèçàöèè (ïðåäïðèÿòèÿ), ñòðóê-
òóðíîãî ïîäðàçäåëåíèÿ, èíäåêñ ïî íîìåíêëàòóðå è ñðîê õðà-
íåíèÿ (äëÿ ïîñòîÿííîãî õðàíåíèÿ — «Õðàíèòü ïîñòîÿííî»).
     Ïî ìåðå èñïîëíåíèÿ äîêóìåíòû ðàçìåùàþòñÿ â ñîîò-
âåòñòâóþùèå ïàïêè, ïîäøèâêà äîêóìåíòîâ â äåëî îñóùåñòâëÿ-
åòñÿ, êàê ïðàâèëî, ê êîíöó ðàáî÷åãî äíÿ. Èñïîëíåííûå äîêó-
ìåíòû (çàäàíèÿ, ïîðó÷åíèÿ) äîëæíû èìåòü îòìåòêó îá èñïîë-

                            – 91 –