Теория и практика документной информации. Константинов Ю.Н. - 98 стр.

     Íà äåëà ñ èñòåêøèìè ñðîêàìè õðàíåíèÿ, îòîáðàííûìè ê
óíè÷òîæåíèþ, ñîñòàâëÿþò àêò, ôîðìà êîòîðîãî òèïèçèðîâàíà
«Îñíîâíûìè ïðàâèëàìè ðàáîòû ãîñóäàðñòâåííûõ àðõèâîâ»... Àêò
ðàññìàòðèâàåòñÿ è ðåêîìåíäóåòñÿ ê óòâåðæäåíèþ íà çàñåäàíèè
ýêñïåðòíîé êîìèññèè îðãàíèçàöèè è çàòåì óòâåðæäàåòñÿ ýêñ-
ïåðòíîé êîìèññèåé ñîîòâåòñòâóþùåãî ôîðìèðîâàíèÿ àðõèâíîé
ñëóæáû è ðóêîâîäèòåëåì îðãàíèçàöèè, ïîñëå ÷åãî äåëà, âêëþ-
÷åííûå â àêò, ïîäëåæàò óíè÷òîæåíèþ.
     Ñóùåñòâåííûì îáñòîÿòåëüñòâîì ÿâëÿåòñÿ òî, ÷òî ðàññìîò-
ðåíèå è óòâåðæäåíèå àêòîâ î âûäåëåíèè äîêóìåíòîâ ê óíè÷òîæå-
íèþ ïðèõîäèòñÿ ïðîâîäèòü îäíîâðåìåííî ñ ðàññìîòðåíèåì è óò-
âåðæäåíèåì îïèñåé äåë ïîñòîÿííîãî õðàíåíèÿ çà ýòîò æå ïåðèîä.
     Ôîðìèðîâàíèå äåë ôàêòè÷åñêè çàâåðøàåòñÿ ïî îêîí÷à-
íèè ãîäà, êîãäà ïîäøèòû ïîñëåäíèå äîêóìåíòû ïðîøåäøåãî
ãîäà, ïîñëå ÷åãî äåëà åùå ãîä (ìèíèìóì) õðàíÿòñÿ â ñòðóêòóð-
íûõ ïîäðàçäåëåíèÿõ. Ïîñëå ïðîâåäåíèÿ ýêñïåðòèçû öåííîñòè
äîêóìåíòîâ è äèôôåðåíöèàöèè ìàññèâîâ ïîñòîÿííîãî è äîë-
ãîâðåìåííîãî õðàíåíèÿ ïðèñòóïàþò ê îôîðìëåíèþ äåëà.
     Îôîðìëåíèå äåëà âî ìíîãîì çàâèñèò îò îáúåìà è öåííîñòè
ïðåäñòàâëåííîãî â íåì ìàññèâà äîêóìåíòîâ è ñîîòâåòñòâóþùèõ
ñðîêîâ õðàíåíèÿ. Òàê, äåëà âðåìåííîãî (äî 10 ëåò âêëþ÷èòåëü-
íî) õðàíåíèÿ îôîðìëÿþòñÿ ïî óïðîùåííîé ñõåìå: ïðîâåðÿåò-
ñÿ èõ íàëè÷èå (â ñîîòâåòñòâèè ñ íîìåíêëàòóðîé äåë), ïðîâî-
äèòñÿ ñèñòåìàòèçàöèÿ è ñäà÷à â àðõèâ. Äåëà îñòàþòñÿ â ñêîðîñ-
øèâàòåëÿõ è íå íóìåðóþòñÿ.
     Äåëà ïîñòîÿííîãî, âðåìåííîãî (ñâûøå 10 ëåò) õðàíåíèÿ è
ïî ëè÷íîìó ñîñòàâó ïîäëåæàò ïîëíîìó îôîðìëåíèþ, âêëþ÷àþ-
ùåìó â ñåáÿ: ïîäøèâêó èëè ïåðåïëåò äåëà, íóìåðàöèþ ëèñòîâ,
îôîðìëåíèå âñåõ ðåêâèçèòîâ îáëîæêè (òèòóëüíîãî ëèñòà).
     Äëÿ ïîäøèâêè äåë (ïîñëå óäàëåíèÿ ìåòàëëè÷åñêèõ è ïëà-
ñòìàññîâûõ ñêðåïëåíèé) â åãî êîíöå âêëàäûâàåòñÿ ÷èñòûé áëàíê
ôîðìû ëèñòà-çàâåðèòåëÿ (äëÿ ñîîòâåòñòâóþùåé çàïèñè), äåëî
ïîäøèâàåòñÿ â òâåðäóþ îáëîæêó (â ÷åòûðå ïðîêîëà) è ïåðåïëå-
òàåòñÿ. Ëèñòû äåëà íóìåðóþòñÿ ÷åðíûì ãðàôè÷åñêèì êàðàíäà-
øîì (èëè íóìåðàòîðîì) â ïðàâîì âåðõíåì óãëó. Çàâåðèòåëüíàÿ
íàäïèñü (öèôðàìè è ïðîïèñüþ) ëèñòîâ è îñîáåííîñòåé íóìåðà-
öèè ñîñòàâëÿåòñÿ ñ ó÷åòîì äîïóùåííûõ ïðîïóñêîâ è îøèáîê.
     Îñîáî öåííûå äåëà (ëè÷íûå, ñóäåáíûå, î ïðèñóæäåíèè
ñòåïåíåé è çâàíèé, ïàòåíòíàÿ äîêóìåíòàöèÿ) ïðè ïîäãîòîâêå
ê ñäà÷å â àðõèâ ñîäåðæàò âíóòðåííèå îïèñè. Ýëåìåíòû îáëîæ-
                            – 98 –