Документационное обеспечение управления - 26 стр.

       Во-первых, совмещены операции ввода и форматирования текста. Необ-
ходимое представление абзацев и страниц осуществляется автоматически в
процессе ввода текста.
       Во-вторых, для вводимого текстового компонента устанавливаются все
необходимые параметры оформления одновременно. Это оформление осущест-
вляется на основе применения того или иного стиля. Стиль - это набор пара-
метров оформления, хранящийся под определенным именем. Например, при
подготовке данного издания для оформления абзаца основного текста приме-
нялся стиль под названием Обычный со следующими значениями параметров
оформления:
       - шрифт Times New Roman;
       - размер шрифта 14 п.;
       - начертание прямое и светлое;
       - абзацный отступ 1,5 см;
       - межстрочный интервал одинарный;
       - выравнивание строк по обеим границам (по ширине);
       - отсутствие отступов перед и после абзаца.
       При вводе текста указывается имя стиля и далее для текущего абзаца
применяются все параметры, установленные в рамках указанного стиля. Окон-
чанием абзаца и началом следующего считается нажатие клавиши Enter.
       В-третьих, для многих типовых документов могут быть использованы
заранее подготовленные шаблоны - заготовки (бланки) документов, в которых
уже присутствуют постоянные (неизменяемые) компоненты документов, раз-
мещенные и оформленные требуемым образом (заголовочные, регистрацион-
ные, согласовательные и прочие реквизиты). Конкретные содержательные ком-
поненты документа представлены в шаблонах полями (местами для ввода) с
уже установленным для стиля оформлением. Подготовка документа заключает-
ся во вводе в соответствующие поля конкретного содержания.

      4 Особенности оформления текста в различных документах

       Текст документа является основным элементом любого документа. Тек-
сты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, теста или в виде соедине-
ния этих структур.
       Как правило, текст состоит из двух частей. В первой части указываются
причины, основания, цели составления документа, во второй – выводы, прось-
бы, предложения, распоряжения, рекомендации.
       Если содержание документа не нуждается в пояснении и обосновании,
текст содержит одну заключительную часть (например, приказы – распоряди-
тельную часть без констатирующей; письма, заявления – просьбу без поясне-
ния; справки, докладные записки – выводы).
       В документах, состоящих из одной фразы, первая часть, как правило,
сдержит основание или причину создания документа, а вторая – просьбу, реше-
ние, распоряжение.