Документационное обеспечение управления - 27 стр.

      Постоянная информация в документе может быть оформлена в виде
трафаретного текста, например, текста справки о заработной плате работника.
      В распорядительных документах организаций, действующих на принци-
пе единоначалия, форма изложения текста должна быть от первого лица един-
ственного числа, например:
ПРИКАЗЫВАЮ:
ПРЕДЛАГАЮ:
       Если автором документа является коллегиальный орган, в распоряди-
тельных документах следует использовать форму изложения текста от третьего
лица единственного числа, например:
ПОСТАНОВЛЯЕТ:
РЕШИЛ:
      и в совместных распорядительных документах – от первого лица множе-
ственного числа, например:
РЕШИЛИ:
ПРИКАЗЫВАЕМ:
      Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа, на-
пример:
СЛУШАЛИ:
ВЫСТУПИЛИ:
ПОСТАНОВИЛИ:
        Содержание выступлений – от третьего лица единственного числа.
        В документах, устанавливающих права и обязанности (положение,
должностная инструкция), а также содержащих описание или оценку фактов
(акт, справка), текст излагают от третьего лица единственного или множествен-
ного числа, например: «комиссия установила:…».
        В текстах документов все сокращения слов и наименований должны
быть общепринятыми и понятными. Если текст содержит несколько решений,
выводов и т.п., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, кото-
рые нумеруются арабскими цифрами 2.1.5).

      4.1 Согласование

       В ходе подготовки многие документы подлежат согласованию со всеми
заинтересованными сторонами, прежде всего с организациями и подразделе-
ниями, которые будут задействованы при выполнении документа. Это делается
также для проверки целесообразности и своевременности документа, оценкой
проекта.
       Согласование может быть внутренним – со структурными подразделе-
ниями и должностными лицами одной организации, внешним – с другими ор-
ганизациями и соответственно осуществляется путем визирования документа
или оформления грифа согласования. Оформляется на последнем листе доку-
мента после подписи руководителя.
       Гриф согласования документа (используется при внешнем согласова-
нии) состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должностного лица, личной подписи,
расшифровки, даты согласования: