ВУЗ:
Составители:
Рубрика:
4. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА И ИСПОЛНЕНИЯ
ДОКУМЕНТОВ
Движение документов с момента их создания или получения до
завершения исполнения или отправки образует документооборот. Порядок
прохождения документов и операции, производимые с ними, регламентируются
инструкцией по делопроизводству, табелем унифицированных форм
документов, положениями о структурных подразделениях и должностными
инструкциями их работникам. При применении электронного
документооборота службой документационного обеспечения управления
совместно со службой автоматизации разрабатываются маршруты движения
документов. Использование маршрутов позволяет определить
последовательность операций, производимых с документом, и путь его
движения уже на начальном этапе подготовки проекта или при поступлении
документа в организацию.
Доставка документов в организацию осуществляется, как правило,
средствами почтовой и электрической связи. С помощью почтовой связи
доставляется письменная корреспонденция в виде простых и регистрируемых
писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные
издания. По каналам электрической связи поступают: телеграммы
(телетайпограммы), факсограммы, телефонограммы, сообщения по
электронной почте.
Документы, поступающие на бумажных носителях, проходят первичную
обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение
руководством и доставляются исполнителям. Прием и первичная обработка
документов осуществляется работниками службы документационного
обеспечения управления. Конверты с документами вскрываются (за
исключением конвертов с пометкой «лично»), проверяется правильность
доставки, целостность упаковки документов. На полученном документе
проставляется регистрационный штамп.
Документы, адресованные руководству, а также без указания конкретного
лица или структурного подразделения предварительно рассматриваются в
службе документационного обеспечения управления, а затем направляются
руководству или в подразделение.
Предварительное рассмотрение документов проводится с целью
распределения поступивших документов на материалы, требующие
обязательного рассмотрения руководством или направляемые непосредственно
в структурные подразделения и ответственным исполнителям.
Предварительное рассмотрение осуществляется, исходя из оценки их
содержания, на основании установленного в организации распределения
обязанностей. Без предварительного рассмотрения передаются по назначению
46
Страницы
- « первая
- ‹ предыдущая
- …
- 44
- 45
- 46
- 47
- 48
- …
- следующая ›
- последняя »
