ВУЗ:
Составители:
Рубрика:
определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы
включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
Дела подлежат оформлению при их заведении и по завершении года.
Оформление дел проводится сотрудниками службы документационного
обеспечения управления и соответствующих структурных подразделений, в
ведении которых заведение и формирование дел, при методической помощи и
под контролем архива федерального органа исполнительной власти.
В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное
оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного,
временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.
Полное оформление дела предусматривает :
• оформление реквизитов обложки дела по установленной форме;
• нумерацию листов в деле;
• составление листа-заверителя дела;
• составление в необходимых случаях внутренней описи документов
дела;
• подшивку и переплет дела;
• внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения
документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и
внутренней описи, нумеруются. После завершения нумерации листов
составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. В
заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в
данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии,
рисунки и т.п.). Заверительная надпись подписывается ее составителем с
указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество
листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной
надписью.
Реквизит «срок хранения дела» переносится на обложку дела из
соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения,
указанным в перечне типовых документов или в перечне документов,
образующихся в деятельности федерального органа, с указанием сроков
хранения.
С момента заведения и до передачи в архив дела хранятся по месту их
формирования. Руководители структурных подразделений и сотрудники,
отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность
документов и дел. Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально
отведенных для этой цели помещениях, располагаются в вертикальном
положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их
полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия
солнечного света. В целях повышения оперативного поиска документов дела
располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или
53
Страницы
- « первая
- ‹ предыдущая
- …
- 51
- 52
- 53
- 54
- 55
- …
- следующая ›
- последняя »
