Документоведение и делопроизводство. Квеско Р.Б - 51 стр.

UptoLike

ВУЗ: 

ТПУ | Томск

Составители: 

Рубрика: 

хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел
предназначена для организации группировки исполненных документов в дела,
для систематизации и учета дел, определения сроков их хранения.
При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться
положениями об организации и его структурных подразделениях, штатным
расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием
сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы.
Номенклатура дел структурного подразделения составляется лицом
(отделом), ответственным за ведение делопроизводства, согласовывается с
архивом и службой документационного обеспечения управления,
подписывается руководителем подразделения и представляется в службу
документационного обеспечения управления.
Сводная номенклатура дел составляется службой документационного
обеспечения управления на основе номенклатуры дел структурных
подразделений. Сводная номенклатура дел печатается в необходимом
количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел
является документом постоянного срока хранения и включается в
номенклатуру дел в раздел службы документационного обеспечения
управления. Второй используется в службе документационного обеспечения
управления в качестве рабочего. Третий – применяется в архиве. Сводная
номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных
изменений функций и структуры организации.
Если в течение года в организации возникают новые документированные
участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в
номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры
оставляются резервные номера. По окончании года в конце номенклатуры дел
делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).
Формирование дел – группировка исполненных документов в дела в
соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
Дела формируются в организации, как правило, в структурных подразделениях.
Исполненные документы должны сдаваться исполнителем в службу
документационного обеспечения управления или лицам, ответственным за
ведение делопроизводства в структурных подразделениях, для формирования
их в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет
руководитель структурного подразделения или исполнитель в соответствии с
номенклатурой дел. Контроль над правильным формированием дел
осуществляется службой документационного обеспечения управления.
При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие
правила :
• помещать в дело только исполненные документы в соответствии с
заголовками дел по номенклатуре;
51

Страницы