ВУЗ:
Составители:
19
- краткость и точность изложения информации, исключение двоякого толкова-
ния;
- объективность и достоверность информации;
- составление, по возможности, простых, т.е. содержащих один вопрос, доку-
ментов для облегчения и ускорения работы с ними;
- структурирование текста документа, деление его на такие смысловые части,
как введение, доказательство, заключение;
- широкое использование трафаретных
и типовых текстов при описании повто-
ряющихся управленческих ситуаций.
В документах разных организаций описываются часто повторяющиеся
однотипные управленческие ситуации, поэтому специалисты - документоведы
предлагают использовать унифицированные тексты документов с единой фор-
мой языкового выражения, наиболее точно передающей содержание конкрет-
ных действий или ситуаций.
Выполнение одного из важнейших требований к тексту документов
- точ-
ное изложение его сути - в значительной степени зависит от правильности
употребления слов и словосочетаний с учетом их значения и формы. При со-
ставлении текстов документов необходимо учитывать нормы словообразова-
ния, управления, употребления предлогов ( прил. 5).
Тексты большого объема принято делить на разделы, пункты, подпункты,
применяя нумерацию арабскими цифрами с точками
после них.
В кадровых службах широко применяются документы анкетной формы,
содержащие постоянную информацию в виде вопросов и место для переменной
ответной информации, где могут помещаться варианты ответов для выбора.
Наиболее краткой и наглядной формой изложения сведений в документе
является таблица. Над таблицей помещается заголовок, отражающий ее содер-
жание. Графы
и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем
существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамма-
тически должны согласовываться с заголовками. Если таблицу печатают более
чем на одной странице, ее графы должны быть пронумерованы, и на следую-
щих страницах печатают только номера граф. Если таблиц в документе не-
сколько, то
над таблицей справа пишут слово «Таблица» и указывают ее поряд-
ковый номер (без знака N ). В тексте документа должны быть ссылки на все
содержащиеся в нем таблицы.
Реквизит «Отметка о наличии приложения»
Если документ имеет приложение, названное в тексте, то отметка о его
наличии оформляется по следующей форме:
Приложение: на
3 л. в 2 экз.
Если документ имеет приложения, не названные в тексте, их перечисляют
с указанием наименования, количества листов в каждом приложении и количе-
ства экземпляров, например:
Приложение: 1. Акт сдачи-приемки выполненных хоздоговорных работ на
3 л. в 2 экз.;
2. Перечень объектов для внедрения системы на 5 л. в 3 экз.
При наличии
нескольких приложений, полностью названных в тексте, ука-
Страницы
- « первая
- ‹ предыдущая
- …
- 17
- 18
- 19
- 20
- 21
- …
- следующая ›
- последняя »
