Основы защищенного делопроизводства. Макаревич О.Б - 60 стр.

UptoLike

ВУЗ: 

ТТИ ЮФУ | Таганрог

Составители: 

Рубрика: 

60
Внутренние документы и коммерческие контракты при небольших объе-
мах и обеспечении их полной сохранности по решению руководства предпри-
ятия могут не регистрироваться. В этом случае документу присваивается по-
рядковый номер, следующий за номером последнего документа, подшитого в
соответствующее дело.
Входящие и исходящие документы должны иметь регистрационные но-
мера, состоящие
из порядкового номера, условного обозначения структурного
подразделения или должностного лица, номера дела, в которое будет подшит
документ или его копия. Например, номер документа № 72/1-5 включает:
72 - порядковый номер документа по журналу регистрации;
1-5- номер дела по номенклатуре.
В некоторых фирмах для регистрации документов применяется иная
последовательность расположения и написания составных частей
номера, на-
пример: 1-5/72 или 1-5-72.
Индекс документа может также содержать условное обозначение - код
должностного лица, вопросов деятельности и т.д., например, 1 № 72-БМ вклю-
чает - БМ - Борис Мишин, автор документа; 72 - порядковый номер документа.
Эффективность принятой системы .индексации в значительной степени
зависит от ее стабильности. Если разработанная система индексов оправдала
себя
на практике, то ее следует использовать как можно дольше. Пересмотр
условных обозначений целесообразно осуществлять в случае значительных
изменений в функциях или структуре предприятия.
В практической деятельности применяются регистрационные журналы
для регистрации входящих и исходящих документов. При небольших объе-
мах документов журналы могут вестись на протяжении нескольких лет.
Журналы включают следующие
графы:
- индекс (номер) документа;
- дата документа;
- автор документа (внешняя организация) - для входящих документов;
- адресат (корреспондент) — для исходящих документов;
- количество листов документа;
- резолюция;
- исполнитель;
- подпись исполнителя;
- срок исполнения;
- отметка об исполнении;
- номер дела.
Секретарь по своему усмотрению может выбрать оптимальный состав
регистрационных граф, исключив лишние.
Для регистрации входящих и исходящих документов с помощью пер-
сонального компьютера можно использовать те же графы регистрационного
журнала. Система регистрации на ПК может быть создана в среде систем
управления базами данных , с помощью электронных таблиц, с использовани-
ем программных средств.
Поиск документов на ПК может осуществляться последовательным

Страницы