Основы защищенного делопроизводства. Макаревич О.Б - 62 стр.

UptoLike

ВУЗ: 

ТТИ ЮФУ | Таганрог

Составители: 

Рубрика: 

62
документов и в случае существенного отставания, задержки исполнения дела-
ется доклад руководителю предприятия для принятия экстренных мер (о ре-
зультатах исполнения документов делаются сообщения на оперативных сове-
щаниях руководства). Продление сроков исполнения может производиться
только по указанию руководителя.
Документ считается исполненным и снимается с контроля руководителем
после проведения конкретной
работы исполнителем (подготовки ответа, со-
ставлении проекта контракта, проведении деловой встречи и т. п.). Результаты
исполнения в краткой форме записываются на самом документе (реквизит «От-
метка об исполнении документа»). Кроме того, ставится отметка об исполнении
в журнале регистрации.
Контроль исполнения документов как составная часть делопроизводства
и контроль исполнения как функция
управления в ряде фирм совмещены. Вы-
сокая исполнительская дисциплина и ответственность работников предприятия,
единство исполнителей в достижении поставленных целей («единство коман-
ды») и другие факторы, влияющие на результативность работы, могут вообще
привести к исключению контроля за исполнением документов в фирме.
5.6. Формирование и оформление дел
Формированием дел называется группировка исполненных документов в
дела.
Делом является совокупность документов (в отдельных случаях - доку-
мент), сформированных по какому-либо признаку, помещенных в твердую об-
ложку, оформленную по определенным правилам.
Правильное формирование дел способствует оперативному поиску не-
обходимых документов в постоянно растущем документном массиве предпри-
ятия, обеспечивает их
сохранность, устанавливает порядок в организации дело-
производства.
Формирование дел руководства предприятия проводит, как правило,
секретарь-референт или другой специально назначенный работник под непо-
средственным контролем руководителя предприятия.
Формирование дел осуществляется в соответствии с заголовками дел по
заранее составленной номенклатуре предприятия.
Заголовки дел должны быть краткими и соответствовать смысловому
содержанию
документов, находящихся в данном деле.
Заголовок дела должен состоять из элементов, расположенных в сле-
дующей последовательности:
- название вида документов (приказы, контракты, протоколы);
- краткое содержание («Переписка с ОАО «ЭРА» по строительству ав-
тостоянки»);
- дата (период), к которому относятся документы дела («Приказы по основной
деятельности за 1997 г.);
- слова «копии», если
дело сформировано из копий документов (например «Ре-
шения Совета учредителей за 1997 год. Копии»).

Страницы