Основы защищенного делопроизводства. Макаревич О.Б - 64 стр.

UptoLike

ВУЗ: 

ТТИ ЮФУ | Таганрог

Составители: 

Рубрика: 

64
При небольшом объеме переписки заводится одно дело, содержащее
входящие и исходящие письма и факсы.
Прогнозируя рост переписки с деловыми партнерами, целесообразно
завести отдельные дела для входящих и исходящих документов.
При дальнейшем возрастании объема можно входящую и исходящую
переписку разделить по видам документов на письма и факсы.
В ряде
фирм при формировании дел с перепиской используется подшив-
ка «письма-ответа» рядом с «письмом-запросом».
Если число предприятий-контрагентов достаточно стабильно, то в этом
случае можно применить объектовый признак формирования документов, то
есть в одном деле будут находиться разные виды документов (контракты, фак-
сы, телефонограммы и т. п.), относящиеся к
одной организации, например «До-
кументы (контракты, акты, переписка) о сотрудничестве с предприятием
«Крисс» за 1997 г.».
Планы и отчеты хранятся в делах того года, к которому они относятся по
содержанию, независимо от времени их составления или утверждения. Бизнес-
планы, рассчитанные на несколько лет, подшиваются в дело первого года, на-
пример,
бизнес-план на 1995-2000 гг. будет находиться в деле 1995 г.
При формировании дел используются отечественные скоросшиватели,
рассчитанные в среднем на 200 листов, и импортные, позволяющие подшивать
в 2-3 раза больше.
Папки импортного производства могут вестись на протяжении несколь-
ких лет. Поэтому для оперативного поиска документов внутри дела необходи-
мо использовать разделители с указанием
года. Оформление обложки россий-
ского дела приведено на рис. 4.
ЗАО «АНКЕР»
_______________________________________________________
___________________Секретариат
________________________
_______________________________________________________
ДЕЛО № 1-7
________Документы (контракты, акты. переписка)
о поставке фарфоровых изделий за 1997 г.
_______________________________________________________
(заголовок дела)
1997 г.
на ___________ лист.
Хранить 3 г.
ст. 1018 ТП
Рис. 4. Форма заполнения обложки дела.
Оформление дел в папках импортного производства имеет свои осо-
бенности (рис. 5). Такая папка предназначена для многократного использова-
ния, поэтому все необходимые сведения о документах дела в краткой форме
фиксируются на сменяемом листке-вкладыше, который помещается в специ-

Страницы