Основы защищенного делопроизводства. Макаревич О.Б - 63 стр.

UptoLike

ВУЗ: 

ТТИ ЮФУ | Таганрог

Составители: 

Рубрика: 

63
В наименовании дела, содержащего переписку, указывается с кем и по
какому вопросу она ведется, например «Переписка с ЗАО «ЭЛИТ» о поставке
товаров за 1997 г.». Составление заголовков типа «Разная переписка», «Доку-
менты по общим вопросам» не допускается. Не следует употреблять также в
заголовке дела слово «материалы». В ряде случаев можно
использовать термин
«Документы» с расшифровкой в скобках их видов, например «Документы (ак-
ты, контракты, переписка) об аренде технических средств за 1997 г.».
В процессе ведения дела заголовки могут уточняться, дополняться. В
большинстве фирм формирование дел проводится по названиям видов доку-
ментов, например, акты, приказы, контракты. При большом объеме документов
необходимо для
оперативного поиска вводить другие признаки классификации,
например, контракты разделить на дела, содержащие контракты о поставке
стекла, контракты о поставке леса и т. д.
При формировании дел необходимо, соблюдать следующие требования:
- в дело помещаются документы, работа по которым проведена;
- документы, подшитые в дело, являются подлинниками или заверенными ко-
пиями;
-
документы разных сроков хранения формируются в разные дела;
- документы, касающиеся одного вопроса, помещаются в одно дело;
- в дело включается один экземпляр документа;
- каждый документ, помещенный в дело, должен быть правильно оформлен
(иметь дату, подпись, отметку об исполнении и т. д.);
- в дело формируются, как правило, документы одного года;
- в дело не должны подшиваться документы, подлежащие возврату, а также
черновики документов;
- документы внутри дела располагаются в хронологической последовательно-
сти (01.01.97, 02.01.97 и т. д.) или в нумерационной (№ 1, № 2...).
Устав предприятия и другие учредительные документы формируются в
самостоятельное дело.
Протоколы общих собраний акционеров формируются отдельно от про-
токолов заседаний Совета
директоров. Приложения и другие дополнительные
документы подшиваются к тем протоколам, к которым они относятся.
Контракты предприятия делятся на две группы, хранящиеся в разных де-
лах.
Первую группу составляют коммерческие контракты между предпри-
ятиями, вторую — трудовые контракты (договоры) с работниками.
Приказы по основной (производственной) деятельности формируются
отдельно от приказов по
личному составу.
Документы по личному составу предприятия (личные дела, личные кар-
точки) формируются по алфавиту фамилий сотрудников.
Документы ограниченного доступа с грифом «Конфиденциально» фор-
мируют отдельно от остальных документов предприятия.
При формировании дел с перепиской одним из решающих факторов
является ее объем.

Страницы